Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, opna, sortera, stemple, journalføra og skanna all inngåande post inkludert elektronisk postmottak og skjemamottak
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • kontrollere forfallslister og senda melding til saksbehandler 2 gonger i året
  • kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
  • betene utlån frå arkiv
  • arkivera
  • journalføre eigenproduserte dokument
  • frankere utgåande post
  • Avslutte saker

Sakshandsamer har ansvar for å;

  • Levera personleg adressert post til sentralarkiv for journalføring. E-post skal importerast til sak i Websak Fokus av sakshandsamar.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak Fokus.
  • Kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort
  • All dokumentproduksjon i et saks- og fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, Acos sosial o.l.)
  • Avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
  • Levere fysiske originaler eller kopiar til sentralarkivet i papirbaserte arkivdelar/fagsystem
  • Merke arkivsaker som er ønska avslutta etter kvart som dei er ferdig handsama

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar
  • gjennomføre offentlegvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
Laster...