Kvalitetssikring av journalen

Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei dokument som også skal takast vare på i originalt papirformat også finst i det fysiske arkivet. Etter innføring av fullelektronisk arkiv i 2004 gjeld dette underteikna avtalar og kontraktar i saksarkivet. Det gjeld og for dokument i saker tilhøyrande personalmapper oppretta frå november 2004 til og med desember 2011. Frå Januar 2011 vart nye personalmapper oppretta i eigen fullelektronisk arkivdel. Arkivlegging av papirformat gjeld også elevmapper ved skulane til og med 31.12.2020. Arkivlegging av papirformat gjeld også saker ordna etter gards-og bruksnummer i objektregisteret for bygge- og delingssaker til og med 31.12.2020.

Etter skarpt periodeskilje 01.01.2021 og oppretting av ny database for elektronisk sak-/arkivsystem er alle arkivdeler i sak- arkivsystemet sett opp for kun elektronisk arkivering.

Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Til arkivering og postliste

Arkivtenesta (tilsette ved fellessekretariatet og merkantilt tilsette i verksemdene) skal dagleg hente fram alle journalpostar med status E, F og S. Dette er inn- og utgåande elektronisk sendt post, e-post og utgåande brev produsert av sakshandsamar. I tillegg skal arkivtenesta dagleg hente fram journalpostar med status M, og vurdere om dei er klar for journalføring. I dei tilfelle journalposten har medført at det er oppretta ny sak, skal arkivtenesta også kontrollere saksopplysningane.

Arkivtenesta skal også sjå til

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at journalposten er knytt til rett sak
• at rett arkivkode er sett på saka          

Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil leggja journalpostane ut på offentleg journal.

Arkivtenesta skal også dagleg kontrollere den fullstendige journalen i saksarkivet for inn- og utgåande post og interne dokument med omsyn til 

• er journalen ført i rett sak
• er journal og dokument offentleg
• er journalopplysingar og dokument offentlegvurdert og er rett tilgangskode nytta

Kontroll med reserverte saker

Arkivleiar skal med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å sikra at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivleiar skal sjå til

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at rett arkivkode er sett på saka

Arkivleiar skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte tomme saker

Kontroll med reserverte journalpostar (konsept)

Arkivleiar skal med jamne mellomrom utføre søk på journalpostar eldre enn 2 månad med status R for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa.

Arkivleiar skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange uaktuelle reserverte dokument