|
Følgende skal bevares: a) Saker vedrørende kommunal og regional planlegging jf. plan- og bygningsloven § 3-3 og § 3-4, herunder regional og kommunal planstrategi, regional plan, kommuneplan, områdeplan og reguleringsplan Merknad: Både kommunen og fylkeskommunen utarbeider planer hjemlet i plan- og bygningsloven. Det er ikke tilstrekkelig å bevare bare de endelige planene og strategiene, hele saken inkludert underlagsmaterialet skal bevares. Når kart dokumenterer saksbehandlingen, er det viktig at kart/kartutsnitt arkiveres som vedlegg i saken. Se 2.1.6.1 i veiledningen. Kommunen er formell høringsinstans for fylkeskommunale planer og fylkeskommunen er tilsvarende for kommunale planer. Fylkeskommunen og kommunen kan også gi dispensasjon fra bestemmelser i henholdsvis regionale og kommunale planer. Plan- og bygningsloven (PBL) gir også fylkeskommunen og kommunen en rekke virkemidler som benyttes i forbindelse med kommunal og regional planlegging, blant annet forlenging av regional planbestemmelse, midlertidig forbud mot utbygging, ekspropriasjon og inngåelse av utbyggingsavtaler. Intensjonen med § 4-11 1) a) er at alle sakstyper innen regional og kommunal planlegging skal bevares for ettertiden. I og med at kommunen behandler regionale planer, og fylkeskommunen behandler kommunale planer, vil mye materiale være arkivert både i kommunen og fylkeskommunen. Det kan på et senere tidspunkt være aktuelt å vurdere om kommunen eller fylkeskommunen skal gis hovedansvar for å bevare bestemte typer materiale. Kommuner eller fylkeskommuner som ønsker dette utredet, kan utarbeide et forslag som sendes til Riksarkivaren. Når kart dokumenterer saksbehandlingen, er det viktig at kartene arkiveres som vedlegg i saken. Kommunens rolle som kartforvalter: Plan- og bygningsloven (PBL) § 2-1 pålegger kommunen å sørge for at det foreligger et oppdatert offentlig kartgrunnlag for de formål som omhandles i loven. PBL § 2-2 pålegger kommunen ha et planregister som gir opplysninger om gjeldende arealplaner og andre bestemmelser som fastlegger hvordan arealene skal utnyttes. Det er viktig å dokumentere kommunens rolle som kartforvalter for 58 ettertiden. Grunnkart og reguleringskart har historisk, kulturhistorisk, forskningsmessig og juridisk verdi (utover sin primærfunksjon som verktøy i og dokumentasjon av saksbehandlingen). Kommunen er allerede gjennom kart- og planforskriften § 4 pålagt å utarbeide årsversjoner av planregisteret og det offentlige kartgrunnlaget (så langt kommunen har ansvaret for dette). Disse årsversjonene skal bevares for ettertiden som arkivkopier. Kart- og planforskriften krever i utgangspunktet at det skal tas ny årsversjon av hele kartgrunnlag for hvert år, men veiledningen åpner for at dette kan tilpasses kommunenes rutiner for oppdatering av kartgrunnlaget. For mer informasjon om formater m.m. se 2.1.6.2 i veiledningen. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Bygningsloven fra 1845 bestemte at kommunale myndigheter skulle sende inn ett eksemplar av alle egenproduserte reguleringskart til Riksarkivet. Denne bestemmelsen ble videreført i retningslinjene for fylkeskommunale arkiv fra 1986. Etter 2002 skulle reguleringskart ikke lenger avleveres til Riksarkivet, men oppbevares i kommunen I henhold til retningslinjene fra 1987 for kommunene, skulle overordnede planer, generalplan og reguleringsplaner bevares. Retningslinjene omhandler også utparsellering og tomtedeling. Avslåtte eller henlagte delingsplaner kasseres etter 10 år. I dette regelverket er det ikke skilt mellom avslåtte og innvilgede delingsplaner fordi vi mener at et slikt skille vil være vanskelig å gjennomføre i praksis. Det er ellers ikke store endringer på dette området fra 1986/87. |