|
Følgende skal bevares: a) Kommunens og fylkeskommunens rutiner for salg, kjøp, feste og utleie av eiendom b) Saker om bygging, drift og forvaltning av kommunal og fylkeskommunal eiendom som ikke bevares gjennom byggesaken, jf. § 4-11 b c) Saker vedrørende eiendomstransaksjoner og eiendomspolitikk. Merknad: Slik regelverket er formulert skal all dokumentasjon vedrørende kommunal og fylkeskommunal eiendomsforvaltning bevares. Intensjonen med paragrafen er å dokumentere kommunens og fylkeskommunens eiendomspolitikk og kjøp, salg og feste av kommunal eiendom. I saker der kommunen eller fylkeskommunen er byggherre, skal dokumentasjonen som ikke bevares gjennom byggesaken jf. § 4-11, bevares. Det er veldig viktig at teknisk dokumentasjon, tegninger m.m. i byggesaker bevares for ettertiden, men det er tilstrekkelig å bevare den et sted (som dokumentasjon i byggesaksbehandlingen). Saker vedrørende drift og forvaltning av kommunal og fylkeskommunal eiendom skal bevares. Innen dette området er det trolig dokumentasjon knyttet til rutinemessig drift og vedlikehold (for eksempel renhold og vaktmestertjenester) som kunne ha vært kassert. Det samme gjelder kortvarige leieavtaler m.m. Hele saksfeltet skal derfor inntil videre bevares, men Riksarkivaren ønsker på sikt å utarbeide mer detaljerte bestemmelser på dette området. Kommunen og fylkeskommunen kan ta initiativ til dette ved å utarbeide forslag, og sende forslagene til Riksarkivet. Riksarkivaren vil behandle forslagene, og eventuelt fatte vedtak om at mer materiale kan kasseres. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Retningslinjene fra 1986 angir at eiendomssaker skulle bevares. Unntakene var rutinepregede saker vedrørende vedlikehold, lys, brensel, renhold m.v., som kunne kasseres. Ikke antatte anbud kunne kasseres når anbudsprosjektet var fullført eller henlagt for godt. Tegninger og bygningsbeskrivelser skulle bevares ved bygg- og eiendomsavdelingen, men kunne kasseres i alle andre ledd. På det kommunale området er det vanskelig å sammenligne regelverkene. I følge retningslinjene fra 1987 kunne saker vedrørende drift og vedlikehold av kommunale eiendommer og lokaler kasseres etter 10 år forutsatt at etaten anser sakene som uaktuelle. Retningslinjene omtaler ikke spesifikt kommunens rolle som byggherre. Årsaken til dette kan være at de emnebaserte retningslinjene ikke skiller mellom dokumentasjonen kommunen skaper når den saksbehandler byggesaker og når den selv er byggherre. Det er også mulig at kommunens oppgaver som byggeherre ikke dekket av regelverket. Dokumentasjon som skapes i forbindelse med kommunens eiendomsforvaltning; kjøp, salg, feste og utleie av kommunal eiendom er heller ikke omtalt. |