|
Følgende skal bevares: a) Kommunens rutiner og prosedyrer for kontroll med ledningsnett og vannkvalitet samt beredskapsplaner og saker vedrørende håndtering av avvik og utslipp b) Utrednings- og prosjekteringsarbeider c) Kommunens planer for vedlikehold av ledningsnettet d) Dokumentasjon av ledningsnett, herunder årsversjoner, tekniske tegninger og kart e) Opplysninger om private vannledninger, inkl. tilkobling til ledningsnettet på den enkelte eiendom Merknad: Vann- og avløp er utelukkende en kommunal oppgave. Intensjonen med bestemmelsene på dette området er å legge til rette for kassasjon av rutinemessig saksbehandling som fakturering av kunder, varsling om stenging av ledningsnett m.m. Denne typen saksbehandling utgjør et stort volum i store og mellomstore kommuner, og ikke har dokumentasjonsverdi på lang sikt. Det er viktig at kommunens planer, prosedyrer, rutiner, utrednings- og prosjektarbeider og annen overordnet dokumentasjon bevares på områder der sakene kasseres. Når det gjelder kontroll med ledningsnett og vannkvalitet er det spesielt viktig å dokumentere dårlig vannkvalitet og utslipp som kan få miljømessige eller helsemessige konsekvenser for natur eller beboere i det aktuelle området. Dersom rutinesmessige målinger avdekker dårlig vannkvalitet varsles Mattilsynet, men kommunens håndtering av disse sakene bør også bevares for ettertiden. Kommunale vannverk er ikke omtalt, dette materialet kan ikke kasseres uten at Riksarkivaren har foretatt en nærmere vurdering av fagområdet. Kommuner kan gjerne ta initiativ til dette ved å sende et forslag til Riksarkivet. Søknader om tilkobling til ledningsnettet er også rutinemessig saksbehandling, men inneholder opplysninger om vann- og avløpsrørs plassering i bygningen og tilkoblingspunkter til ledningsnettet. Denne dokumentasjonen vil huseier ha bruk for så lenge huset står og kommunen vil ha behov for å gå tilbake i disse sakene i svært lang tid fremover, sakene skal derfor bevares for ettertiden. Det samme gjelder dokumentasjon av ledningsnettet som årsversjoner, tekniske tegninger m.m. Listen er ikke uttømmende. Kommunen må derfor selv vurdere hvor mye som må bevares for at ledningsnettet er tilstrekkelig dokumentert. For informasjon om bevaring av kart se 2.1.6.1 - 2.1.6.3 i veiledningen. Eksempel på sakstyper som kan kasseres: * Fakturering av kunder * Varsling om stenging av ledningsnettet Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: I følge retningslinjer for kommunale arkiv fra 1986, skulle rammeplaner, lekkasjer og tilstoppinger (registreringer) samt planer og anlegg for ledningsnett bevares. Saker vedrørende interkommunal vannforsyning, interkommunalt avløpsanlegg, andelsvannverk, private enkeltvannverk og private avløpsanlegg skulle også bevares. I tillegg skulle ett eksemplar av egenproduserte planer, tegninger, regler og retningslinjer for vannforsyning, vannkilder og nedslagsfelt, reguleringsdammer og inntak, vannrensing og kloring, pumpeanlegg for hovedledninger, høydebassenger og trykkreduksjon, hovedtilførselsledninger bevares. Rutinemessige enkeltsaker kan kasseres etter 10 år. Når det gjelder planer og anlegg for avløp, skulle ett eksemplar av egenproduserte regler og retningslinjer bevares. Når det gjelder 88 lekkasjesøking, skal kart, tegninger, beskrivelser vedrørende lekkasjepunktene/stedene skulle bevares, mens rutinemessige enkeltsaker kunne kasseres etter 10 år. Saker vedrørende rutinemessig drift og vedlikehold av utløpsledninger og resipientforhold, renseanlegg, pumpestasjoner, spesialkummer, flomløp, bekkeinntak, overførings- og avskjærende ledninger, vannkjøring, vedlikehold av ledninger, avløpsledninger, slambehandling samt drift og vedlikehold av vannforsyningsanlegg, pumpeanlegg, pumpestasjoner, vannverksanlegg, avløpsanlegg, rensestasjoner kunne kasseres etter 10 år. Klager, skader kunne kasseres etter endt saksbehandling, eventuelt etter at erstatningssum er utbetalt. Vannrestriksjoner kan kasseres når restriksjonene er opphevd. Når det gjelder sanitærinstallasjoner og tilknytninger til VVS kunne anmeldelse og tilknytning for enkelteiendommer kasseres hvis eiendommen totalødelegges eller rives og tilknytningen ikke på ny tas i bruk. Når det gjelder vassdragsforhold kunne rutinemessige enkeltsaker vedrørende bygninger, dreneringer, grøfter, senkninger, bekker m.m. kasseres etter 10 år. Det eldre regelverket er mye mer detaljert enn det gjeldende, men i hovedsak er det ikke store forskjeller i hva som skal bevares. |