|
Følgende skal bevares: a) Kommunens planer, prosedyrer og rutiner for tilsyn med kaianlegg og sjøområdene samt beredskapsplaner b) Teknisk dokumentasjon av vannledninger og kloakkrør som går ut i sjø samt kaianlegg c) Saker vedrørende fastsettelse av havneavgift og havnevederlag Merknad: Formuleringen ”kommunens planer, prosedyrer og rutiner” innebærer at dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av hvilket medium den er lagret på. Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, prosedyrer og rutiner ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter for eksempel ”rutiner”, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken. Kart er ikke nevnt eksplisitt i paragrafen, men kart som kommunen/fylkeskommunen selv utarbeider skal bevares for ettertiden. Det samme gjelder kart som dokumenterer saksbehandlingen. For informasjon om bevaring av kart se 2.1.6.1 - 2.1.6.3 i veiledningen. Eksempel på sakstyper som kan kasseres: * Innkreving av havneavgift og havnevederlag * Rutinemessige tilsyn med og kontroll av kaianlegg. Tilsynsrapportene bør minimum bevares til neste tilsyn er gjennomført. Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: I henhold til de kommunale retningslinjene fra 1987 kunne opplysninger om andre havner kasseres. Kommunen skulle bevare et eksemplar av egenproduserte havnestatistikker, øvrige statistikker kunne kasseres. Saker vedrørende rutinemessig drift, utbygging og vedlikehold av havneanlegg, småbåthavner og andre anlegg i havneområdet samt rutinemessige saker vedrørende navigasjonsforhold kunne kasseres etter 10 år. Rutinemessige enkeltsaker vedrørende havnetrafikk, havneservice, sikkerhet og orden kunne kasseres etter 5 år. Mht. småbåttrafikk, ferge, turkjøring, fiske og dykking i havneområdet, skipskontroll og klasse skulle ett eksemplar av egenproduserte utredninger, regler og retningslinjer bevares. Regelverkene er ikke helt sammenlignbare fordi det ene er emnebasert og det andre funksjonsbasert, men stort sett er det samme som skal bevares i begge regelverk. I det nye regelverket er det spesifisert at bestemte typer teknisk dokumentasjon skal bevares. |