|
Følgende skal bevares: a) Fylkeskommunens og kommunens overordnede planer og strategier for samferdsel, trafikksikkerhet og transportberedskap b) Saker vedrørende utbygging, omgjøring, nedlegging og omdisponering av, samt overføring av vedlikeholdsansvar for fylkesvei og kommunal vei c) Saker vedrørende nedlegging av byggeforbud i område for planlagt vei, forlengelse av byggeforbud samt rådighetsbegrensninger for grunn innen byggegrensen d) Eiendomsinngrep mot vederlag etter skjønn (ekspropriasjon) e) De økonomiske rammene for kollektivtilbudet samt saksbehandlingen i forbindelse med fastsettelsen av rutenettet f) Skoleskyssordningen: retningslinjer for ordningen, dispensasjonssøknader, klagesaker g) Transportordningen for funksjonshemmede: retningslinjer for ordningen, klagesaker h) Tildeling av behovsprøvde løyver og retningslinjer for tildeling av alle typer løyver. Merknad: Hovedvekten av sakstypene som skal bevares i det nye regelverket er knyttet til fylkeskommunens og kommunens oppgaver og rolle som veimyndighet, samt strategier og planer for samferdsel, trafikksikkerhet og transportberedskap. Samferdsel er et viktig aspekt ved regional planlegging, og de samme planene og utredningene kan plasseres både under regional planlegging og samferdsel. Dette er uansett dokumentasjon det er viktig å bevare for ettertiden. Formuleringen ”kommunens og fylkeskommunens overordende planer og strategier” og begrepet ”retningslinjer” innebærer at arkivverdig dokumentasjon i saken skal bevares uavhengig av på hvilket medium den er lagret på. For definisjon av arkivverdig dokumentasjon se kapittel 5 og underkapittelet om ”Dokumentfangst, arkivbegrensning og kassasjon” . Hele saken skal bevares, slik at ettertiden kan få belyst hvordan planer, retningslinjer og prioriteringer ble besluttet. Det er ikke tilstrekkelig å bevare et dokument som heter for eksempel ”retningslinjer”, med mindre det er det eneste som er dokumentert i saken. Kart er ikke nevnt eksplisitt i paragrafen, men kart som kommunen/fylkeskommunen selv utarbeider. skal bevares for ettertiden. Det samme gjelder kart som dokumenterer saksbehandlingen For informasjon om bevaring av kart se 2.1.6.1 - 2.1.6.3 i veiledningen. Eksempel på sakstyper som kan kasseres: * Saker vedrørende ordinær drift og vedlikehold av fylkesvei/kommunal vei * Saker der kommunen/fylkeskommunen som veimyndighet fastsetter avstand fra fylkesvei til gjerder, reklameskilt, kraftledning eller krever vegetasjon fjernet nær fylkesvei * Saker vedrørende ombygging av veikryss, etablering av fartsdumper, fortau, gravetillatelser * Søknader om skoleskyss (med unntak av dispensasjonssøknader og klagesaker) * Søknader om transport for funksjonshemmede (med unntak av klagesaker) * Ikke-behovsprøvde løyver * Saker vedrørende parkering Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Kategorien samferdsel i gjeldende regelverk tilsvarer kategoriene: samferdsel og vei/gater i retningslinjene fra 1986/87. I henhold til de kommunale retningslinjene fra 1987 kunne rutinemessige enkeltsaker kasseres etter 5 eller 10 år, mens originale planer, utredninger, tegninger og kart skulle bevares. Det samme gjelder i stor grad for fylkeskommunen (for eksempel for kategoriene trafikktakster, rutetider, vedlikehold av vei). I de fylkeskommunale retningslinjene fra 1986 kunne statistikk, som fylkeskommunen ikke selv hadde utarbeidet, kasseres. For løyvesøknader og transportløyve skulle et statistisk utvalg bevares (hvert 10 år) Dagens regelverk har mer fokus på kommunens og fylkeskommunens rolle som veimyndighet. Det er mulig at kommunen, og kanskje særlig fylkeskommunen har fått flere og tyngre oppgaver på dette området siden 1986/87, men dette er ikke blitt kartlagt. I dagens regelverk bevares ikke statistiske utvalg, isteden bevares retningslinjer, og klagesaker innen noen sakstyper. Ellers er det ikke store endringer fra eldre til gjeldene regelverk. Det eldre regelverket er tilsynelatende mer omfattende og omtaler for eksempel jernbane, luftfart og kringkasting, men dette har ingen praktisk betydning. Det skyldes at det eldre regelverket er emnebasert og mens det dagens regelverk tar utgangspunkt i kommunens og fylkeskommunens faktiske oppgaver, og er funksjonsbasert. For eksempel vil kommunens saksbehandling vedrørende regulering av tomt til flyplass i det eldre regelverket være plassert under kategorien Samferdsel og emnet luftfart, mens den samme saksbehandlingen i nye regelverk under kategorien Kommunal og regional planlegging og oppgaven regulering. |