|
Rutinebeskrivelse Arkivering Visma FLYT Skole – ESA
Versjonshistorikk
Dato Endring Endring utført av
14.11.17 Rutinebeskrivelsen utarbeidet. Håvard Holte Os
Innhold
1. Innledning
2. Oversikt over frister for arkivering
3. Arkivrutiner
4. Sjekking av arkivlogg
5. Elever som bytter skole i kommunen
5.1. Elever som flytter internt i kommunen med flyttemelding
5.2. Elever som bytter skole ved overgang 7.-8. trinn
6. Kontaktinfo
1. Innledning
Fra 01.12.17 innføres arkivering av en del dokumenter direkte fra Visma FLYT Skole til kommunens arkivsystem, ESA. Dokumenttypene dette gjelder er:
• Vitnemål
• Karakterkort
• Flyttemelding
• Fraværsrapport
• Vurderinger
• Standpunktkarakterer
• Anmerkningsrapport
• Meldinger
• Karakterprotokoll
• Gruppeoversikt (Klasselister) .
Beskrivelsen av hvordan dokumentene arkiveres er basert på Vismas temahefte «Arkivering av dokumenter» (datert 13.07.17), som kan lastes ned fra Visma Community. Dette heftet er for enkelhetsskyld kun omtalt som «temahefte» i resten av dokumentet.
Den ansvarlige for arkivering er skoleadministrator i Visma FLYT Skole på den enkelte skole. For skoler som har flere med denne rollen i systemet, må det avklares internt hvem som arkiverer de ulike dokumentene. (Det vil være naturlig at den som er ansvarlig for arkivering er den samme som har ansvar for utskrift av dokumentene.)
2. Oversikt over frister for arkivering Under er en tabell som viser hvilke dokumenter som skal arkiveres når. (For detaljer, se under 3. Arkivrutiner.)
Fortløpende Siste skoledag høst Siste skoledag vår
Alle skoler - Flyttemeldinger
- Sjekke arkivlogg - Vurderinger - Vurderinger
- Fraværsrapport
- Anmerkningsrapport
- Meldinger
- Gruppeoversikt
Kun ungdomsskoler - Karakterkort - Karakterkort
- Standpunkt-karakterer
- Vitnemål
- Karakterprotokoll 3. Arkivrutiner Generelt foregår arkivering fra Visma FLYT Skole ved at man haker av for «Send til arkiv» i forbindelse med utskrift av dokumenter. Tabellen under beskriver frister, ansvarlige og fremgangsmåte for arkivering av de ulike dokumenttypene.
Dokumenttype Angår Ansvarlig Frist for arkivering Fremgangsmåte
Flyttemelding Alle skoler Skoleadmin, VFS Fortløpende Dette arkiveres fortløpende gjennom skoleåret når elever flytter.Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 8.(Gi beskjed til arkiv ved flytting internt i kommunen, jfr «Elever som bytter skole…», lengre ned i dokumentet.) Vurderinger Alle skoler Skoleadmin, VFS 2 g.pr.år. Siste skoledag Arkiveres fra hver klassegruppe. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 9. vår- og høsttermin Fraværsrapport Alle skoler Skoleadmin, VFS 1 g. pr.år. Siste dag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 11. Anmerkningsrapport Alle skoler Skoleadmin, VFS 1g.pr.år. Siste dag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 11.
Meldinger Alle skoler Skoleadmin, VFS 1 g.pr.år. Siste dag vårtermin. Dette er en rapport som inneholder alle SMS, e-post og interne meldinger, pr. elev. Arkiveres fra hver klassegruppe.
Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 11-12. Gruppeoversikt Alle skoler Skoleadmin, VFS 1g.pr.år. Sistedag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe. (Arkivering av faggrupper er ikke nødvendig.) (Klasselister) Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 13. Karakterkort Kun ungdomsskoler Skoleadmin, VFS 2g.pr.år. Siste skoledag Arkiveres fra hver klassegruppe, 8.-10. trinn. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 7. vår- og høsttermin Standpunkt-karakterer Kun ungdomsskoler Skoleadmin, VFS 1g.pr.år. Siste dag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe, 8.-9. trinn. (Arkivering av dette for 10. trinn ikke nødvendig, pga arkivering av vitnemål.)Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 10. Vitnemål Kun ungdomsskoler Skoleadmin, VFS 1g.pr.år. Siste dag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe, 10. trinn. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 6. Karakterprotokoll Kun ungdoms-skoler Skoleadmin, VFS 1g.pr.år. Siste dag vårtermin. Arkiveres fra hver klassegruppe, 10. trinn. Fremgangsmåte beskrevet i temahefte side 6.
4. Sjekking av arkivlogg
I arkivloggen kan man sjekke status for om dokumenter er arkivert, eventuelt om det er noe som har feilet. Arkivloggen kan nåes under Rapporter -> Arkiv. Nærmere beskrivelse av dette finner loggen står beskrevet i temaheftet side 16. Skoleadministrator har ansvar for å sjekke dette. Dette skal i utgangspunktet skje minimum en gang i kvartalet, men kan gjerne sjekkes oftere. Overføring av dokumenter fra Visma FLYT Skole til ESA skjer ikke umiddelbart. (Overføringen skjer et par ganger i døgnet.) Dersom man arkiverer en større mengder med dokumenter, kan det derfor være lurt å gå inn i arkivloggen dagen etter at dette er gjort, for å sjekke om noen dokumenter har feilet i arkiveringa.
Dersom man oppdager at dokumenter har feilet i arkiveringa, ta kontakt med Kommuneadmin. (Se Kontaktinfo lengre ned.) 5. Elever som bytter skole i kommunen
Når elever bytter skole internt i kommunen må det gjøres en manuell jobb i ESA for å flytte elevenes mapper over til ny skole. Dette gjelder når elever flytter internt i kommunen og ved skolebytte ved overgang 7.-8. trinn.
5.1. Elever som flytter internt i kommunen med flyttemelding
Etter at flyttemelding er skrevet og arkivert, må det gis melding til arkiv om dette, slik at de får flyttet elevens mappe over til ny skole.
5.2. Elever som bytter skole ved overgang 7.-8. trinn
I forbindelse med at elever fra Dyrøy, Nabeita og Nordskag flytter til Sistranda når de skal starte på 8. trinn, må elevmappene deres i ESA flyttes. Arkivansvarlig i kommunen vil gjøre denne jobben. Det vil skje i tidsrommet 15. juli-15. august.
6. Kontaktinfo
Alle spørsmål knyttet til arkivering fra Visma FLYT Skole til ESA kan rettes til Kommuneadmin. i VFS. Dette er p.t.:
Anders Werkland Ølstørn
Tlf.: 47900973
anders.olstorn@froya.kommune.no |