Glemt Passord?

Generelle rutiner for saksbehandling

Sjekkliste ved gjennomgang av ny inngående post

Ansvarlig: Saksbehandler (SBH)

1   

Mottatte journalposter hentes fram i kurven Til behandling.

SBH

2   

Gjør deg kjent med innhold i journalposten, eventuelle vedlegg og merknader.

SBH

3   

Kontroller at journalposten er fordelt riktig.

Hvis journalposten er fordelt feil skal du gi tilbakemelding til arkivmedarbeider ved å sende en   oppgave til arkivet. Benytt oppgavetypen Beskjed til arkiv.

SBH

4   

Kontroller registreringsopplysninger på journalpost. Registrering skal skje i henhold   til skriveregler.

Ved behov for endringer skal du gi tilbakemelding til arkivmedarbeider ved å sende en oppgave til arkivet. Benytt oppgavetypen Beskjed   til arkiv.

SBH

5    

Offentlighet og tilgangsbegrensning vurderes, skjerming påføres ved behov.

Det er saksansvarlig som har ansvar for at skjerming er riktig, kontakt leder ved tvil.

SBH

 

6    

Kontroller og eventuelt  korriger forfallsdato.

SBH

7   

Påfør eventuelle merknader på sak eller journalpost.

Merknader kan eksempelvis være avklaringer vedrørende juridiske forhold, tidsfrister og  forslag til hvordan saken skal behandles.

SBH

8    

Legg til andre   saksbehandlere i virksomheten som kopimottakere dersom dette er nødvendig.

SBH

Behandling og oppfølging av journalposter med restanse

Ansvarlig: Saksbehandler

Ordet restanse i saksbehandersammenheng betyr at det er post som må behandles.  (lese, besvare, følge opp..)

Å avskrive betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan innholdet er behandlet eller avsluttet. 

Det er viktig å dokumentere sammenheng og knyting mellom dokumenter og tilhørende svardokumenter slik at denne informasjonen enkelt kan gjenfinnes i det elektroniske arkivet. Denne rutinen skal bidra til at journalposter med restanse avskrives korrekt og sikrer denne informasjonen.

Rutinen skal også sikre registrering, journalføring og gjenfinning av utgående journalposter og ivareta krav til offentlighet.

Saksbehandler er ansvarlig for at journalposter med restanse følges opp og avskrives. Det kan være knyttet krav om oppfølging (restanse) til dokumenttypene I, N og U og disse journalpostene vil ikke kunne slettes fra brukerens arbeidslister hvis de ikke avskrives.

Brev som tas til etterretning eller besvares med telefon:

1 

Mottatte journalposter med restanse hentes fra kurvene Til behandling eller Forfall.

SBH

2  

Høyreklikk på journalposten og velg Behandle journalpost. Velg Avskrivning når journalposten ikke  krever skriftlig svar.

SBH

3  

Velg riktig avskrivningsmåte for å angi hvordan journalposten er behandlet:

  • TE – Tatt til etterretning
  • TLF – Besvart med telefon

I merknadsfeltet i avskrivningsdialogen   tilføyes eventuelt en kommentar til avskrivningen. Ved bruk av avskrivningskode TLF skal ALLTID merknadsfeltet benyttes.

SBH

Når avskrivning er bekreftet vil det ikke lenger være restanse på journalposten, noe som medfører at den ikke lenger vises i kurvene Til behandling eller Forfall. 

Bevare og avskrive mottatte journalposter med skriftlig svar:

1  

Mottatte journalposter med restanse hentes fra kurvene Til   behandling eller Forfall.

SBH

2  

Høyreklikk på journalposten og velg menyen Behandle.

SBH

3

Velg ett av følgende alternativer for å besvare journalpost.

1. Avskrivning
Benyttes for å knytte et allerede ferdigstilt svarbrev til journalpostenedu skal behandle. Til dette benyttes avskrivningsmåten BU – Besvart med utgående brev

2. Besvar og avskriv
Benyttes for å opprette et svarbrev som skal avskrive restansen på journalpostene du skal behandle. Avskrivning bekreftes og restanse forsvinner når du ferdigstiller og ekspederer svarbrevet.

3. Foreløpig svar
Benyttes for å opprette et foreløpig svar på journalpostene du skal behandle. Det foreløpige svarbrevet fjerner ikke restansen, men når det ferdigstilles og ekspederes vil det framgå i systemet at foreløpig svar er sendt.

4. Besvar uten å avskrive
Er en ren svarfunksjon som ikke avskriver restanse, men som kopierer avsenders adresseopplysninger som mottakerinformasjon på svarbrevet

Resultat av valgene 2, 3 eller 4: Journalpost for svarbrevet blir opprettet

 

4 

Registrer nødvendig informasjon   om svarbrevet i henhold til skriveregler:

  • Tittel
  • Mottaker(e)   og eventuelt kopimottakere
  • Forfallsdato   for egen oppfølging av journalposten
  • Eventuell skjerming og tilganggruppe
  • Eventuelle opplysninger som skal unntas fra offentlighet legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle.

Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov.

SBH

5  

Opprett journalpostens hoveddokument ved å velge riktig mal og ev. standardtekst.  Opprett/tilknytt også eventuelle vedlegg til brevet.

SBH

6  

Send journalposten til godkjenning dersom leder/fagansvarlig skal godkjenne før utsendelse. Journalstatus må være R når journalposten sendes til godkjenning og dokumentet må være sjekket inn.

SBH

7  

Hvis journalposten ikke skal til godkjenning ekspederes brevet.

SBH

Når avskrivning er bekreftet vil det ikke lenger være restanse på journalposten, noe som medfører at journalposten ikke lenger vises i kurvene Til behandling eller Forfall.

Oppfølging av utgående journalposter med restanse

1.

Utgående journalposter med restanse hentes fra kurven Forfall

SBH

2.

Høyreklikk på journalposten og velg Behandle journalpost. Velg Avskrivning.

SBH

3.

Velg riktig avskrivningsmåte for å angi hvordan   journalposten er behandlet:

  • TE – Tatt til etterretning
  • TLF – Besvart med telefon

Eventuelt flere dersom det er aktuelt.

I merknadsfeltet i avskrivningsdialogen   tilføyes eventuelt en kommentar til avskrivningen. Ved bruk av avskrivningskode TLF skal ALLTID merknadsfeltet benyttes.

SBH

Når avskrivning er bekreftet vil det ikke lenger være restanse på journalposten, noe som medfører at journalposten ikke lenger vises i kurven Forfall.

Importere og registere e-post

Dette for å sikre gjenfinning av journalposter og ivareta krav til dokumentasjon og offentlighet.

Saksbehandler skal selv importere (registrere) epost. Bare i de tilfellene saksbehandler er usikker på om eposten er arkivverdig, videresendes denne til arkiv for vurdering og eventuell registrering.

Eposthenvendelser som importeres skal behandles videre som ordinær post.

Det er samme framgangsmåte for å importere epost fra Innboks (med tilhørende undermapper) som fra Sendte elementer i Outlook. Ved import til Fokus vil inngående epost få dokumenttype I og sendte elementer få dokumenttype U. Dokumenttype kan endres til dokumenttype N eller X ved behov dersom epost skal registreres som et internt notat.

 

1. 

I   Outlook markerer man epost som skal importeres. Dersom flere eposter skal   importeres i samme sak kan disse markeres sammen for import i samme   operasjon.

SBH

2. 

Importer   epost ved å høyreklikke på elementet/elementene og velg ett av følgende valg:

  • Søk etter sak:  søk frem eksisterende sak for registrering i denne
  • Ny saksmappe: opprett ny sak ved registrering
  • Siste saksmapper: registrer i en av dine sist brukte saker

Epost kan også importeres ved å dra og slippe eposten i en sak som ligger i en kurv i arbeidsbordet (for eksempel Mine saker)

Er saksbehandler i tvil om det allerede finnes en sak, kontakt arkivet.

SBH

3.  

Dersom e-posten er videresendt internt i Lavangen kommune og den opprinnelige   avsenderen/mottakeren er ekstern må følgende gjøres før import:
  1. Endre dokumenttype fra X til I eller U
  2. Endre avsender ved å klikke på e-postadressen til avsender. 

Adresseregisteret åpnes. Velg enten en avsender/mottaker fra adresseregisteret eller registrer en ny avsender/mottaker.

SBH

4. 

Etter import skal følgende kontrolleres i registreringsbildet for den importerte   eposten:

  • Tittel - er den   meningsbærende, ryddig og i tråd med skrivereglene?
  • Forfallsdato   – skal den endres?
  • Avsenders navn, adresse og referanse (dersom dette ikke ble rettet før import).

(Vær spesielt oppmerksom på at epost som har blitt videresendt vil registreres med siste avsender av eposten i avsenderfeltet. I mange tilfeller må dette korrigeres til   opprinnelig avsender.)

  • Vurder eventuell skjerming.
  • Eventuelle opplysninger som skal unntas fra offentligheten legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1 vil være synlig for alle.

OBS!

  • Registreringen av en sendt epost vil alltid få status E   etter endt registrering.

 Bekreft eventuelle endringer ved å klikke på Lagre.  

SBH

5.  

Inngående epost blir tilgjengelig for videre oppfølging i kurvene Til behandling eller Forfall og følges opp som øvrige inngående journalposter.

SBH

Opprette og skrive brev

Rutinen skal sikre registrering, journalføring og gjenfinning av utgående journalposter og ivareta krav til offentlighet.

Opprette brev til ekstern mottaker i de tilfeller det er saksbehandler selv som starter korrespondansen.

1.    

Finn saken hvor brevet skal skrives på en av følgende måter:

1. Ved å hente saken fra en av kurvene i arbeidsbordet

2. Ved å bruke generelle søkefunksjoner i Fokus for å finne saken.

3. Saksbehandler kan også selv opprette ny sak ved behov, men i de aller fleste tilfeller vil saker opprettes av arkivet når Lavangen kommune mottar den første henvendelsen i et saksforløp.

SBH

2.   

Dersom   du ikke får tilgang til å opprette nye journalposter i saken kontakter du   saksansvarlig for å få nødvendige tilganger. 

SBH

3.   

Opprett   brevet ved å velge Nytt dokument på knapperaden i Fokus og velg dokumenttypen Utgående brev. Registrer nødvendig informasjon om brevet i   henhold til skriveregler:

  •   Tittel
  •   Mottaker(e) og eventuelt kopimottakere
  •   Ev forfallsdato for egen oppfølging av   journalposten
  •   Eventuell skjerming og tilgangsgruppe
  •   Eventuelle opplysninger som skal unntas   fra offentlighet legges på tittellinje 2 da det som er registrert på linje 1   vil være synlig for alle.

Merknader og kryssreferanse kan også påføres ved behov.

SBH

4.    

Opprett journalpostens hoveddokument ved å velge riktig mal og ev. standardtekst.  Opprett/tilknytt også  eventuelle vedlegg til brevet.

SBH

5.    

Send journalposten til godkjenning dersom leder skal godkjenne før utsendelse

Husk at journalstatus må være i status R når journalposten sendes til godkjenning.

SBH

6.    

Hvis journalposten ikke skal til godkjenning ekspederes brevet.

SBH