| Deltakere:
|
Steg:
|
Aktivitet:
|
|
|
|
Møtekalender
|
| Utvalgsekretær
|
1
|
Sekretær/ordfører/rådmann setter opp forslag til møteplan.
Utvalgene, formannskapet og kommunestyret får den til behandling og vedtar møteplanen. Møtedatoene blir registrert i AcosMøte av servicekontoret.
|
|
|
|
|
|
|
|
Saksframlegg
|
| Arkivtjenesten
|
2
|
Gjennom sine funksjoner med registrering av post, skal arkivet se til at saksbehandlerne får den dokumentasjon og informasjon de trenger for å skrive og forberede saker for behandling i politiske utvalg (se rutine for postbehandling).
|
|
|
|
|
| Saksbehandler
|
3
|
Søk frem eller registrer aktuell arkivsak og aktuell journalpost. Høyreklikk på aktuell journalpost og velg deretter i nedtrekksmenyen "Behandle", "Møte", Oppmelding". Velg deretter utvalg og "politisk sak" (PS) Saksframlegget skal inneholde: Forslag til vedtak, hva saken gjelder, faktiske opplysninger og vurdering.
|
|
|
|
|
|
|
4
|
Når utvalget er valgt, vil saken ligge som reservert i kølisten under. Når saksbehandler har skrive saksframlegget ferdig, skal saken sendes til overordnet leder/rådmannen for godkjenning. Når saken blir godkjent, blir den ferdigstilt (F).
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Møteinnkalling med saksliste
|
| Utvalgsekretær
|
5
|
Innkalling blir laget utfra ferdige saker i kølisten i AcosMøte. Saklisten blir satt opp i samarbeid med ordfører/leder for utvalget slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker.
|
|
|
|
|
|
|
6
|
Faste saker til kvart møte er:
- Godkjenning av møteprotokoll
- Referatsaker
- Orienteringssaker
Dersom det ikke er referatsaker eller orienteringssaker kan de slettes.
|
|
|
|
|
|
|
7
|
Utvalgsekretær sender ut tilleggssakliste om det er nødvendig.
|
|
|
|
|
|
|
|
Saksprotokoll og møteprotokoll
|
|
|
8
|
Utvalgsekretær deltar i møte og skriv vedtakene inn i AcosMøte. Når alt er innført, samt merknader, deltakere og møtetid lager sekretær møteprotokoll, som blir lagra i WebSak.
|
|
|
|
|
|
|
9
|
Utvalgsekretær fører deretter vedtakene på hver enkelt sak.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10
|
Saker som skal behandles i flere utvalg må være meldt opp til alle utvalg, så de ligger i aktuelle kølister.
|
|
|
|
|
|
|
|
Effektuering av vedtak
|
| Saksbehandlere
|
11
|
Når saka er ferdig behandla i utvalgene skal saksbehandler sende melding om vedtak. Høyreklikk -behandle, -møte, -lag vedtaksbrev I melding om vedtak, ved avslag skal det vises til hvilken klagerett som gjeld.
|
|
|
|
|
|
|
12
|
For utsending og arkivering
|
|
|
|
|