|
Postmottak og sortering Post adressert til Fjell kommune vert sortert, journalført og fordelt av dokumentsenteret. Ikkje arkivverdig post skal skiljast ut frå saksposten. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for saksbehandling. Til informasjonspost høyrer alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten vert sendt direkte til kvar avdeling. Avdelinga er sjølv ansvarleg for å returnere informasjonspost som skal journalførast. Den arkivverdige posten er den som vert gjenstand for saksbehandling og som kommunen er pliktig å ta vare på til ei kvar tid. Denne posten kallar vi sakspost og det er den som vert gjenstand for stempling, skanning og journalføring. Telefaks skal handsamast som vanleg post. Kjem telefaks direkte til saksbehandlar skal den straks leverast sentralarkivet for registrering. E-post som kjem til postmottak@fjell.kommune.no vert vurdert på lik måte som anna innkomen post. E-post som kjem direkte til saksbehandlar, skal saksbehandlar sjølv registrere i sak-/arkivsystemet eller vidaresende til dokumentsenteret for journalføring. Personleg adressert post skal leverast uopna til adressaten dersom ikkje organet har inngått avtale med adressaten om at slik post kan opnast av arkivtenesta. Mottakar pliktar likevel straks å levere posten attende til arkivtenesta dersom den er til administrasjonen. Fakturaer og rekningar skal ikkje journalførast, men opnast og sendast i konvolutten til fakturamottaket for registrering og skanning i fakturasystemet. Ved søknad på ledig stilling, skal søknad og cv journalførast. Ved tilsetjing eller innvilging skal vedlegg journalførast og arkiverast. Brev til politikarar som ikkje har posthylle på rådhuset vert levert til politisk sekretariat. Stempling Saksdokumenta vert stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, arkivkode/emnekode, saksnummer, løpenummer og saksbehandlar. Journalføring Brevpost Dokumentsenteret er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at journalpostane vert knytt til sak. Dokumentsenteret skal og journalføre arkivverdig e-post og telefaks sendt til det sentrale postmottaket. Dersom journalpostane er dei første i ei sak skal sentralarkivet opprette ny sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Sentralarkivet fordeler saka til avdeling og saksbehandlar. Dokumentsenteret set gradering på saka og ser til at nødvendige opplysningar er skjerma. Dokumentsenteret fordel journalpost til rett avdeling og saksbehandlar dersom denne er kjend. Dersom saksbehandlar er ukjend vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Dokumentsenteret førar på tilgangskod, og ser til at nødvendige opplysningar er skjerma. Når alle journalopplysningane er kontrollerte skal journalposten få dokumentstatus J. E-post E-post skal handsamast på lik line med innkomen brevpost! Når saksbehandlar motteke e-post direkte til si adresse, har saksbehandlar ansvar for å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkomande saksbehandlar ansvarleg for å journalføre denne. Dersom e-post er første dokument i ny sak er saksbehandlar ansvarleg for å opprette sak. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast.
- Innkomande e-post vert importert direkte til sak av saksbehandlar
- Saksbehandlar legg inn rett informasjon på tittel/innhald, dato, avsendar/mottakar
- Saksbehandlar vurderer om innhaldet er offentleg, er det u.off vert tilgangskode ført på
- Saksbehandlar syte for at nødvendige opplysningar er skjerma
- Når alle journalopplysningane er kontrollert og e-post importert til sak, vert status på journalposten S
- Dokumentsenteret kvalitetsikrar dokumentet og journalførar
Telefaks Dersom telefaks vert sendt direkte til saksbehandlar eller avdelinga, må saksbehandlar vurdere om det er sakspost, telefaks skal då vidaresendast dokumentsenteret for journalføring og arkivering. Elektroniske skjema Dokumentsenteret importerer skjema direkte til sak i ePhorte. Desse vert journalført på lik line med anna innkomen post. Anbod Anboda skal journalføres i ePhorte. Saks- og dokumentnummer vert skriven utanpå konvolutten, som først vert opna ved ansvarleg instans ved fristens utløp. Anboda skal oppbevarast samla i aktuelt teneste inntil anbodfristen er gått ut. Når anboda er opna, skal dei saman med konvoluttane leverast tilbake til sentralarkivet for komplett journalføring og skanning. Kvittering vert levert anbydar etter ønskje. Ansvarlege tenestestad sørgjer for at det vert skriven anbodsprotokoll. Anbodsprotokoll vert å skrive i ePhorte. Skanning Sortert post skal kvar dag bli kvalitetssikra og off.vurdert, og påført journalopplysningar før skanning. Dokumentsenteret skannar og importerer den innkomne posten i arkivsystema og kontrollerer følgjande:
- at alle klargjorte dokument er skanna
- at alle sider er komne med i kvart dokument
- at samtlige sider er snudd i leseretning
- at blanke sider er fjerna
- at skanninga er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen
Kommunen har heilelektronisk arkiv. Dei innskanna dokumenta vert teken vare på i 6 mnd, før dei vert makulert. Journalføring i fagsystema Dokumentsenteret fører spesialpost i dei ulike fagsystema den dagen posten kjem inn, denne posten skal vere ajour kvar dag.
- Acos barnevern (barneverntenesta)
- CosDo (omsorgssjefen, helsesjefen og sosialsjefen)
- HK-data (PPT)
- Infodoc (kommunepsykologane)
- Socio (sosialtenesta/NAV)
Etter journalføring skal dokumenta til arkivering i spesialarkiva. Kvalitetssikring av dokument Dokumentsenteret har ansvar for dagleg kvalitetskontroll av motteken post. To personar frå dokumentsenteret
- kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rett
- kontrollere førehandsklassering av offentlegheit. Dette inneber å kontrollere at rett tilgangskode og heimel er påført, samt at nødvendig skjerming er utført.
Saksbehandlar skal kontrollere
- at dokumenta/journalpostane er knytt til rett sak
- klassering av offentlegheit og eventuell skjerming av saks- og journal-opplysningar
Saksbehandlar skal straks gje tilbakemelding til dokumentsenteret om evt. endringar som må bli utført. |