Reservasjonskontroll Arkivtenesta skal éin gong i månaden utføre kontroll med saker og journalpostar med status reservert eller konsept som er eldre enn éin månad og som er tomme. Journalpostar som er oppretta, men ikkje tatt i bruk, skal slettast markerast som feilregistrering og flyttast til "søppelsaken". Før sletting skal arkivtenesta ta kontak med sakshandsammar for å få stadfesta at journalposten kan slettast. Saker som ikkje er tatt i bruk, skal ha status U (utgår). Restanselister/restansekontroll Sentralarkivet skal ein gong i månaden ta ut rapport over saker som ikkje er ferdighandsama/avskrivne. Restanselistene skal leverast til sakshandsamar, og til avdelingsleiar som er ansvarleg for at sakshandsamar eller andre skal avskrive saka. For personar som skal slutta, skal det i god tid takast ut restanseliste. Leiar skal syte for at eventuelle restansar vert avskrivne. Utlånskontroll Sentralarkivet skal skrive ut utlånsliste to gonger årleg for å få oversyn over arkivmateriale som midlertidig er utanfor arkivet. Det skal settast i verk tiltak for å få returnert utlånte arkivsaker. |