|
Riksarkivaren vedtok i 2014 forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt arkiv skapt etter 1950. For arkivmateriale som er skapt før 1. februar 2014 kan kommuner og fylkeskommuner søke Riksarkivaren om å få bruke regelverket for arkivavgrensing og kassasjon som gjaldt før den nye forskriften vart iverksatt. Med kassasjon er meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, vert teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Det er berre Riksarkivaren som kan fatta vedtak om kassasjon. For kommunalt arkivmateriale, gjeld Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv del II punkt 5, opprinnelig fastsatt av Riksarkivaren 4. juni 1987. Desse er gjort gjeldane frå 1. januar 1999 med heimel i arkivforskriften § 3-21 tredje ledd. For skattesaker har IKA Rogaland utarbeida reglar for kassasjon. Desse er godkjende av Skattedirektoratet og Riksarkivaren. Kassasjonsreglar skal tolkast slik at løyve til kassasjon er relativt, medan krav om bevaring er absolutt. Påboda om bevaring er omtalte i Forskrift om offentlege arkiv. Kassasjonsreglane inneheld ikkje noko krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som seier kva slags sakstypar som kan kasserast. Arkivtenesta må gjere ei kassasjonsvurdering av desse sakene for å sjå om dei inneheld bevaringsverdig dokumentasjon. Generelle vilkår for gjennomføring av kassasjon:
- Alt kassert materiale bør destruerast anten ved som makulering, brenning eller oppmaling. Materiale som er unntatt offentlegheit eller gradert, skal destruerast på forsvarleg måte slik at opplysningar ikkje kan koma uvedkomande i hende.
- Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samband med bortsetjinga av ein arkivperiode. Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal arkivtenesta skilje ut saker som kan kasserast og pakke desse i eigne arkivboksar merka med "KASS" og kassasjonsårstal. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene anten blir bevart eller kassert i sin heilskap.
- Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomførast kontinuerleg, slik at uaktuelle saksdokument blir fjerna frå mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomførast på dokumentnivå.
- Kassasjonen skal vera dokumentert. På denne måten unngår ein at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtenesta skal difor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal innehalde heimel for kassasjon, kva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste frå sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.
|