Elektronisk arkivering

Konvertering til arkivformat

Arkivansvarleg konfigurerer sak-/arkivsystemet slik at alle saksdokumenta automatisk vert konvertert til gjeldande arkivformat. Innstillingane skal vera slik at konverteringa til arkivformatet skjer når arkivpersonalet har kontrollert journalposten. Produksjonsformatet vert ikkje sletta, men vert liggande som ein tidlegare versjon av dokumentet.

Naudprosedyrer ved driftsstans

Dersom systemet er ute av drift i ein kort periode (1-2 dager) skal journalføringa utsetjast til drifta kjem i gang att. Det vert ikkje fordelt post utanom i spesielle tilfelle. Saksmapper skal då kunne lånast ut til sakshandsamar på førespurnad, og det skal førast utlånskort og ei eiga utlånsliste.

Dersom sak- og arkivsystemet er ute av drift over ei lengre periode (meir enn 2 dagar), skal journalføringa gjerast i ein eigen papirbasert journal. Dei innkomne saksmappene med kopi av journalen skal sendast til avdelingane i sine saksmapper for fordeling. Også her skal det førast utlånslister. Både ut- og inngåande brev produsert i denne perioden skal skannast når systemet kjem i drift att.