Innkomande post - Utgått 03.02.2014

Postmottak og sortering

Kultur- og sørvistorget opnar og registrerer all innkomande post for avdelingane på rådhuset, før den går til sakshandsaming. Unntaket er personleg adressert post, dvs. brev der personnamnet er nemnd før namnet på organet, post stila til skatteoppkrevjaren og til formannsskapskontoret (ordføraren). Slik post skal leverast uopna til adressaten, dersom det ikkje er gjort avtale om noko anna. Dersom denne posten viser seg å vera eit saksdokument for kommunen, skal det straks leverast attende til Sørvistorget for registrering. Bilag, fakturaer o.l., skal opnast og leggjast i posthylla til økonomikontoret. Skattekort, sjukemeldingar, timelister, søknader om overføring av ferie o.l. skal leggjast i hylla til Løn og personal.

Post som er stila til nokon av dei ytre einingane i kommunen (einingane utanfor Rådhuset), skal ikkje opnast, men leggjast i posthylla til einingane det gjeld. Unnataket er bilag og fakturaer som skal opnast og leggjast i posthylla til økonomikontoret.

Etter at posten til Rådhuset er opna, skal den sorterast, og det skal skiljast mellom sakspost og informasjonspost. Sakspost er dokument som vert gjenstand for sakshandsaming. Slike dokument skal stemplast, journalførast og skannast. Informasjonspost er post som ikkje vert gjenstand for noko form for sakshandsaming, og omfattar alle trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv og utskrifter/kopiar frå andre organ. Informasjonsposten skal ikkje stemplast, men leverast direkte til kvar avdeling. Unnatak er rundskriv frå offentlege organ. Desse skal stemplast og påførast mottakar. Deretter skal førstesida kopierast og setjast i ringperm, før rundskrivet vert lagt i hylla til mottakar. Kopi av førstesida av rundskriv frå departement skal stå samla i éin perm. Rundskriv frå direktorat, fylkesmannen, fylkeskommunen etc. skal setjast i permar for kvar inistitusjon. Dersom informasjonsposten skal inngå i sakshandsaminga, er avdelinga ansvarleg for å returnera den til Kultur- og sørvistorget for journalføring.

Telefaks skal handsamast som vanleg post.

Opning av post skal ikkje føregå på 1. skranke.

Spesielt om e-post
Den som mottar ein e-post skal straks senda stadfesting om at e-posten er motteken. Stadfestinga skal innehalda saks- og journalpostnummer, eller beskjed om kven som skal svara på førespurnaden. Personleg adressert e-post som vert gjenstand for sakshandsaming skal sakshandsamar sjølv registrera i den elektroniske postjournalen. Dette skal skje så snart som råd, og før ein svarar på e-posten. E-post som inneheld sensitiv informasjon skal sakshandsamar sjølv leggja inn i den elektroniske journalen, og påføra rett gradering. Deretter skal e-posten slettast frå innboksen og frå sletta element i e-postsystemet. Kultur- og sørvistorget tar utskrift av e-posten til saksmapa. .
Dei som sender e-post til kommunen, skal få ei stadfesting på at e-posten er motteken. Stadfestinga skal sendast etter at e-posten er journalført i WebSak, og skal innehalda saksnummer, journalpostnummer og namn på sakshandsamar.

Det treng ikkje sendast stadfesting av motteken e-post dersom:
a) e-posten ikkje skal sakshandsamast
b) Dersom det er sendt ut automatisk svar med referansenummer f.eks. via elektroniske skjema.
Les også eForvaltningsforskriften

Stempling

Saksdokumenta skal stemplast med journalstempel som har rubrikkar for namnet på organet, mottaksdato, emnekode eller objektkode (klassering), saks- og ,journalpostnummer og sakshandsamar. Stempelet skal helst plasserast øvst til høgre på arket, men kan plasserast andre stader på arket dersom det er meir føremålstenleg.

E-postar kan anten hentast direkte frå e-postprogrammet til den elektroniske journalen, eller skrivast ut og scannast inn på vanleg måte. Dersom teksten i e-posten skal nyttast som hovuddokument i saka, vert dato, saksnummer og journalpostnummer automatisk påført. Dokumenta skal då skrivast ut, men skal ikkje stemplast. Dersom eit vedlegg til e-posten skal vera hovuddokument i saka, vert ikkje opplysningar om dato, saks- og journalpostnummer påført. Dokumenta må då stemplast etter utskrift.

Journalføring og skanning

Etter at posten og innkomne faksar er sorterte, skal saksdokumenta journalførast og skannast. I tillegg skal arkivverdige e-postar (saksdokument) hentast inn i den elektroniske journalen og førast. Journalføring av alle saksdokument skal skje så snart som råd etter at dei er mottekne, og seinast neste dag.

Det er arkivtenesta si oppgåve å førgja for at:

• at alle mottekne saksdokument vert journalførte og påført stempelopplysningar
• At alle journalførte dokument vert skanna, og at alle sider er komne med
• at det i den elektroniske journalen vert skild mellom hovuddokument og vedlegg
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok
• at opplysningane i skanna dokument samsvarar med opplysningar i journalen

Dersom journalpostane er det første i ei sak, skal arkivtenesta opprette ei ny sak. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar.

Arkivtenesta fordeler journalpostar på rett sak, og til sakshandsamar dersom denne er kjend. Dersom sakshandsamar er ukjend, vert dokumentet fordelt til saksfordelar/leiar. Arkivtenesta fører på rett tilgangskode, og ser til at naudsynte journalpostar er graderte. Når alle journalopplysningane er kontrollerte og skanna, skal dokumentstatus for journalposten setjast til J.

Postfordeling

Etter at dokumentet er skanna, skal det leggjast i hylla til sakshandsamar eller saksfordelar, eller direkte i mappa i arkivet, dersom det er inngått avtale om dette. Det skal markerast i journalen dersom dokumentet eller heile mappa vert lånt ut.

Sakshandsamar eller -fordelar som mottar dokumentet, skal snarast kontrollera at dokumentet er journalført på rett måte. Dette gjeld både dei som får det fysiske dokumentet og dei som berre får dokumentet i innboksen i sak- og arkivsystemet. Sakshandsamar eler -fordelar må mellom anna sjå til at dokumentet er ført på rett sak, at arkivkoden/klasseringa er korrekt, at journalposttittelen er passande, og at rett tilgangskode og gradering er nytta.

Kultur- og sørvistorget må sjå til at sensitiv informasjon vert handsama fortruleg. Dokument til posthylla skal leggjast med baksida opp. Dokument med sensitiv informasjon som skal ut av huset skal leggjast i lukka og merka konvolutt.