VirkeområdeRetningslinene gjeld for kommunar som skal deponere eller avlevere elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv for Hordaland (IKAH). Retningslinene omfattar elektroniske journal- og arkivsystem, fagsystem og alle andre elektroniske forvaltningssystem som inneheld informasjon som skal bevarast med heimel i arkivlova. Nærare informasjon er å finna på Arkivverket sine heimesider. FøremålFøremålet med deponering av elektronisk arkivmateriale er å ivareta verdifull dokumentasjon på ein slik måte at den kan vere tilgjengeleg i uoverskueleg framtid. For å kunne gjere dette må dataene trekkast ut av den opprinnelege databasen, konverterast til eit godkjent format, kvalitetssikrast og lagrast på eit godkjent lagringsmedium.
Føresetnader for å overføre elektronisk arkivmateriale til IKAH,- Deponering og avlevering.
Retningslinene gjeld både avlevering og deponering av elektronisk arkivmateriale. Avlevering inneber at IKAH overtar ansvar for alt vidare teknisk vedlikehald og dei tekniske konverteringane som seinare kan vere naudsynte. Når arkivmaterialet vert deponert har IKAH ansvar for vedlikehald og konverteringar av ein kopi av materialet. Denne vert bevart utilgjengelig for bruk. Det arkivskapande organet har framleis det fulle og heile ansvaret for data i det opprinnelege systemet og må vedlikehalde informasjonen og eigne brukarar inntil den formelle avleveringa har skjedd. Eit organ som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan difor ikkje slette arkivdata i det opprinnelege systemet. Informasjon om krav for avlevering av elektronisk arkivmateriale; sjå Riksarkivarens forskrift. IKAHs forpliktelser
Testing og kontroll
IKAH skal teste og kontrollere alle elektroniske arkiv som deponerast. Dersom det oppdagast feil eller mangler ved deponeringen plikter IKAH å melde fra til arkivskapende organ slik at et nytt uttrekk kan foretakast.
Vedlikehald
IKAH har ansvar for vedlikehald og naudsynte konverteringar i depot.
Betjening
IKAH har ansvar for tilgjengeleggjering av deponerte elektroniske arkiver. Rutinebeskriving - Radøy kommune
|