|
Modalen kommune er eigar av Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKA Hordaland). Kommunen har ein eigardel på 3 % og sit i selskapet sitt øvste organ som er representantskapet. Kommunen yt eit årleg tilskot fastsett av representantskapet. Eigarforholdet vert styrt av ei selskapsavtale, vedteke av kommunestyret til alle eigarane. I tillegg kjøper Modalen kommune ei rekkje tenester relatert til det arkivfaglege arbeidet, dette blir regulert av særskilde depot- og oppdragsavtaler. Under er det skildra kva for ansvar IKA Hordaland har jf. avtaler med Modalen kommune. 1. Jf. selskapsavtala (av 1. januar 2020) har IKA Hordaland ansvaret for;
- Å legge forholda til rette for at eigarane kan gjennomføre arkivlova med sine intensjonar og føresegn på ei rasjonelle, funksjonsdyktige og effektiv måte.
- utføre kompetansehevande tiltak, som kurs og seminar
- å vere rådgjevarar innanfor det arkivfaglegefeltet
2. Jf. depotavtala (av 1. januar 2014) har IKA Hordland ansvar for;
- Å oppbevare og betene kommunen sine ferdig ordna arkiv uavhengig av format (både papir og digitale system) jf. lov og forskrift
- At arkiva er oppbevart i godkjente lokale
- Føre register over bestand og tilvekst
- Betna arkiv i samband med førespurnader frå arkiveigar (Modalen kommune) og/elle publikum
- Legge til rette for tilbakelån av avlevert arkivmateriale
- Legge til rette for tilgang til arkivmaterialet på lesesal jf. gjeldande lover og forskrifter
- Utarbeide rutinar, retningslinjer og instruksar for korleis arkiv, både papir og digitalt, skal organiserast før avlevering til IKA Hordaland
- Gje kommunen rettleiing i handsaming av arkivmaterial før avlevering til IKA Hordaland
3. Jf. oppdragsavtaler (av 10. desember 2018) har IKA Hordaland ansvar for;
- Ordne arkiv jf. lov og forskrift frå perioden 1993 – 2014
- Utarbeide bevaring- og kassasjonsplan for perioden 1993-2014
- Utarbeide arkivkatalog for alt arkivmaterialet kommunen har avlevert til IKA Hordaland
4. Jf. oppdragsavtaler (av 12.februar 2020) har IKA Hordaland ansvar for;
- Å utarbeide eit rammeverk for kommunen sin arkivplan, jf. arkivlov med forskrift og riksarkivarens forskrift kapittel 1.
|