- Ein journal er ei oversikt over alle innkomne brev/epostar, utgåande brev/epostar og interne notat i sak-/arkivsystemet til kommunen
- Arkivforskrifta fastsett i § 2-6 plikt til å føre journal
- I journalen førast all sakspost - også den som er unntatt offentlighet
- Kommunen har plikt til å legge journalen til sentralførande eining tilgjengelig på nettsidene - offentleg postjournal
- Journal frå fagsystem blir ikkje publisert på nett
- Arkivtenesta journalfører alle innkomne og utgåande brev/epostar og interne notat som er arkivverdige. Konvertering til arkivformat (pdfA) skjer etter journalføring.
Krav til journalopplysningar:Mottaksdato, avsendar/mottakar (med firmanamn om det ikkje er frå privatpersin), saksmappe, eining og namn på saksbehandlar, offentlegvurdering, tilgangskode, arkivskapar/journalførande eining, arkivkode
Innkomne saksdokumentArkivtenesta journalfører kvar dag alle innkomne saksdokument. Dette skjer samstundes med registrering. Unntaket er epostar som saksbehandlarar importerer til ePhorte frå Outlook sjølv. Desse blir journalført av arkivtenesta innan tre dagar, saman med andre utgåande dokument og interne notat.
Eigeproduserte saksdokument
- Saksbehandlar arkiverer alle saksdokument dei sjølv produserar i og med at all saksbehandling skal gå føre seg i sak-/arkivsystemet. Alle dokument i same sak skal vere samla og tilgjengelege
- Arkivtenesta journalfører kvar dag alle utgåande brev/epostar og notat, samt inngåande epost saksbehandlar importerer sjølv, som er meir enn ein dag gamle. Ved journalføring skjer og ein kontroll med at alle eigenproduserte saksdokument er ført rett i systemet
- Korrespondanse som utvekslast mellom einingar i kommunen kan ikkje unntakast offentleghet med den grunngjeving at dei er organinterne dokumenter. Interne notat må og vurderast i høve offentleglova/forvaltningslova.
Personsensitive arkiv
- Ein del post til einingar med meldepliktige personregistre registrerast av sikkerhetsmessige og praktiske årsaker ikkje i sak/arkivsystemet ephorte, men i fagsystem
- Ettersom fagsystema i all hovudsak ikkje er godkjende arkivsystem, må det være papirbasert daglegarkiv i brannsikre arkivskåp for alle fagsystem i kommunen
- Høve til å lese i dei arkivdelane, saksmappene og journalpostane i elektronisk sak/arkivsystem som inneheld personsensitive opplysningar vert regulert etter kva tilgong den einskilde saksbehanldar har
Arkivverket si veiledning for journalføring RELATERTE RUTINER:
[KOKEBOK Journalføring av post.pdf 332,41 kB]
[KOKEBOK Tilsettingssaker.pdf 271,60 kB]
[Journalføring av tilsettingssaker.pdf 154,15 kB]
[Rutine i forhold til saker om kommunal innfordring.pdf 210,82 kB]
[Rutine for arkivering av saker i interkommunale samarbeid.pdf 92,40 kB] |
|