|
Arkiv blir skapt som hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne, som har daglig bruk for arkivdokumentene til saksbehandling, oppfølging, kontroll, grunnlag for beslutninger og andre formål. Dette kaller vi den primære funksjonen til arkivene. Å etablere et arkiv som dekker virksomhetens informasjonsbehov og samtidig dekker kravet til dokumentasjon av forvaltningens handlinger, ligger innenfor det som er den primære funksjonen til arkiv. Det ligger i arkivforskriften at organet har krav til å tjene hensynet til funksjonalitet og effektiv oppgaveløsning i forvaltningen. Til primærfunksjonene ligger forskjellige faser i arkivdokumentenes livssyklus: Dagligarkiv - arkivdanningsfasen, hvor dokumentene er til behandling og oppbevares gjennom arkivperioden. Bortsettingsarkiv/mellomarkiv, hvor dokumentene brukes mer sporadisk eller minimalt og er tatt ut av dagligarkivet. Fjernarkiv/depot, hvor dokumenter som skal bevares for alltid plasseres etter at rensing og kassasjon er foretatt. |