Internt ansvar

Fylkeskommunedirektøren

Fylkesrådmannen har ifølge arkivforskriften § 1.1. og kommunelovens § 23, ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Seksjonsleiar

Seksjonsleiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i fylkeskommunen. Hovudoppgåver til arkivansvarleg er:

• å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren og om endringar i lov og regelverk for offentleg arkiv
• å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle fagleg kompetanse og halde seg oppdatert om den faglege utviklinga
• å gje nytilsette nødvendig opplæring
• å rapportere til leiinga i kommunen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
• å utarbeide verksemdplanar for arkivtenesta
• å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
• å føre kontroll med at arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
• å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
• å vere kontaktperson med Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal IKS

Seksjonsleiar skal takast med på råd når fylkeskommunen skal velje sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell.

Seksjonsleiar skal få høve til å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar.

Arkivtenesta

I arkivforskrifta § 2-1 blir det fastsett følgjande om organiseringa av arkivarbeidet:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagt den administrasjonseining som har ansvaret for organets fellessaker".

Arkivtenesta i Møre og Romsdal fylkeskommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste og ligg administrativt til organisasjonsavdelinga. Seksjonsleiar er leiar for arkivtenesta.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjon av verksemda i fylkeskommunen.

Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

• Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnader utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll)
• Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar ol) og resultatet av handsaminga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølgjing)
• Arkivtenesta sørger for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida
• Arkivtenesta sørger for at det blir teke vare på dokumentasjon av arkivrutinar og arkivsystem

Saksbehandlar

Saksbehandlar skal følgje dei retningslinjene som er nedfelt i denne planen med vedlegg. Avdelingane sjølve har ansvar for å endre på eigne rutinar som dokumentsenteret skal følgje.

Dei vidaregåande skolane

Møre og Romsdal fylkeskommune har fleire journalenheter i sak-/arkivsystemet ephorte.

Kvar skule er definert som ein eigen journalenhet. Arkivansvaret på kvar skule ligger til leiar av skulen.

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar

• motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post og epost
• kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt
• kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året
• kvalitetsikre gjennom kontroll av alle registreringer, samt fysisk arkiv
• betjene utlån frå arkiv
• arkivere (signerte avtalar og kontraktar)
• journalføre eigenproduserte dokument

Ansvar sakshandsamar:

• levere personleg adressert post - uavhengig av medium det er lagra på (epost, sms, lydfil ol)
• gi tilbakemelding til dokumentsenteret om eventuell feilplassering av journalposter og saksansvar
• kontrollere at riktig offentleghetsvurdering er gjort
• gå gjennom journalposter med restanser:
  • avskriv om mulig
• sende ut utgående brev
• gå gjennom journalposter i status R:
  • ferdigstill dem om mulig
  • la dem utgå hvis det er aktuelt
• ferdigstille saker etter kvart som dei er ferdighandsama (Status: Ferdig fra saksbehandler)

Ansvar leiarar:

• gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamar
• gjennomføre offentleghetsvurdering
• sjå til at restanselister vert følgd opp
• bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken
• informere arkivtjenesta om når tilsette skal slutte, ha permisjon eller er langtidssjukelmeldte slik at vi kan legge inn en "erstatter"