|
Dokumentbehandling utenfor ephorte (fagsystemer etc). Saksbehandler skal:
- Kontrollere at mottatte brev er stemplet av arkivtjenesten. Saksbehandler registerer selv i fagsystemet. Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og registrert.
- Ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling/registrering.
- Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater settes i perm og bindes inn ved avlevering. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. I fagsystem skal saksbehandler selv registrere/journalføre utgående brev.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|