|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandlerne skal:
- ved opprettelse/skriving av nye saker ta kontakt med sentralarkivet for opprettelse av ny sak.
- ikke starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak/arkivsystemet eller fagsystemet.
- ha ansvaret for at sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir registrert av saksbehandler eller levert til arkivtjenesten for registrering (gjelder uavhengig av medium, altså både papir, e-post, SMS, sosiale medier m.v.).
- ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir registrert i sak/arkivsystemet. Dette gjelder også uavhengig av medium.
- være ansvarlig for avskjerming ifht offentlighetslov og taushetsplikt for dokumenter de oppretter selv.
- selv foreta ekspedering av utgående post.
- ferdigstille utgående brev og interne notater, men registreringen skal autoriseres (endelig journalføres) av arkivtjenesten.
- ha ansvaret for at materiale som lånes fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|