|
Systemansvarlig for fagsystemer er samtidig arkivansvarlig ved virksomheten der fagsystemet benyttes. Arkivansvarlig skal:
- Utføre det daglige arkivarbeidet i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter samt andre eksterne og interne regler og instrukser
- Holde seg faglig oppdatert og ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver
- Sørge for at journalposter og saker er korrekt arkivert og avsluttet i fagsystemet
- Overvåking av SvarUt/SvarInn dersom denne tjenesten benyttes i fagsystemet
Administrativ plassering
- Arkivansvarlig i ytre enheter er administrativt underlagt leder i sin virksomhet
Ansvar
- Arkivansvarlig har det daglige ansvaret for seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler) som fortsatt må arkiveres på papir, og som til enhver tid befinner seg ved virksomheten
- Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for virksomhetens samlede arkivtjeneste
- Arkivmedarbeider har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike virksomhet videre til arkivleder
Arbeidsoppgaver
- Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner
- Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll)
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale
- Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser
- Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer
- Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver
|
|