| Riksarkivaren har vedtatt nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950. Bestemmelsene trådte i kraft 1. februar 2014, jf forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiv. Den nye forskriften erstatter kapittel IV Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i fylkeskommunale arkiv og kapittel V Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv i Riksarkivarens forskrift 1.12.1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. En viktig endring er at bestemmelsene beskriver det som minimum skal bevares. Det som ikke er beskrevet kan kasseres når frister i annet lovverk samt kommunens og fylkeskommunens juridiske og administrative behov er utløpt. De enkelte fylkeskommunene og kommunene kan selv velge å bevare mer enn det som bestemmelsene pålegger, men organet skal ha oversikt over hvilket materiale som kan kasseres og hva som skal bevares. For materialet som skal kasseres må kommunen og fylkeskommunen selv sette oppbevaringsfrister. BevaringBevaring vil si å ta vare på arkivmateriale over tid. I arkivforskriften betyr bevaring at materialet oppbevares for fremtiden og avleveres til et arkivdepot.
KassasjonKassasjon vil si å ta ut av arkivet og destruere arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller som har hatt verdi som dokumentasjon (jf. § 3-18 i arkivforskriften). Ifølge arkivloven § 9 kan ikke arkivmateriale kasseres uten en lovhjemmel eller et samtykke fra Riksarkivaren. Gjeldende bevarings/kassasjonsregler for kommunal sektor:
- Bevaringspåbud etter arkivforskriften § 3-20.
- Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950.
- Bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger.
Hjelpemidler:
- Kassasjonsregler for kommunal skattedokumentasjon.
- Arkivverkets side om bevaring og kassasjon.
- Arkivverkets register over fattede bevarings- og kassasjonsvedtak.
Ørland kommune sin bevarings- og kassasjonsplanIKA og eierkommunene samarbeider om å utarbeide en fullstendig bevarings-/kassasjonsplan for kommunal sektor.
|