|
Rutine for avskrivning av dokumenter/Saker i Edb Sak og Arkiv (ESA, tidligere K2000) Alle saker som er opprettet fra 01.01.2006 skal være elektroniske. Derfor må du ved avskriving/avslutning av dokumenter/saker, sjekke om hele saken er elektronisk – er den ikke det må du hente opp mappa fra arkivet og skanne de inngående dokumentene (+ vedlegg) som ikke er skanna fra før. Vedlegg skal skannes som egne vedlegg til selve hoveddokumentet, gjøres i fane 4 på dokumentnivå. Bruk høyre musetast for å velge nytt vedlegg. Er det slik at du fortsetter å journalføre i en sak oppretta før 2006, må du hente mappe fra gammel arkivdel og sørge for å skanne alle dokumenter i saken. Altså : alle saker som har vært/er aktive etter 01.01.2006 skal være elektroniske og arkiveres i arkivdel som er opprettet for dette. Avskrivning av journalposter: Typer U,N,X,PLN og S som står i status E U:Utgående N: Notat for forventer svar X: Internt notat S: Samframlegg PLN: plansaker
- Settes i status A
- Dette gjøres samtidig som kontrollen av den offentlige postjournalen skal legges ut (se egen rutine for kontroll av offentlig postjournal)
Type I I: Inngående Arkivtjenesten har laget egne søk for alle avskrivningsmåter BU, TE, NN, ALL, TO, BE, BS, SA, SAK OG TLF Disse søk gjøres daglig av arkivtjenesten
- Kontrollere om alle oppgaver er utført
- Klikk på journalposten
- Alle oppgaver – vis alle oppgaver
- Hvis det ikke ligger oppgaver der:
- Settes journalposten i status A
Avskrivning av Sak: Saksbehandler settes saken i status F – Ferdig og kan avsluttes Arkivtjenesten har laget et søk for status F på Sak – Avslutt sak Dette søk gjøres daglig av arkivtjenesten
- Klikk på saken
- Kontrollere om alle oppgaver er utført
- Alle oppgaver sak – vis alle oppgaver – kommer her opp for alle journalpostene i saken
- Hvis det ikke ligger oppgaver der:
- Sette saken i status A
|