|
RUTINEBESKRIVELE FOR KONTROLL AV POSTLISTE FØR PUBLISERING PÅ NETT Eget søk i Windows – postliste for kontroll – sett inn dato (registrert dato) ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE U, N, X, PS og PLN (Settes i status A etter ferdig kontrollert)
- U, N og X - sjekke om det er noen intern avsender/mottakerer og kopimottakere om det skal fjernes eller påføres
- Sjekke om det ligger på riktig saksnummer
- Sjekk om det er tekstdokument og om datoen stemmer med datert i ESA
- Sjekke om riktig skjerming og gradering er satt på
- Skrivefeil i journalposten
- Sjekke gruppe og org/saksbeh. er riktig utfylt på journalpost
- Utgående salgsopplysning – Gå inn på sak – sett status A
- PS og PLN: - Sjekke at det er et dokument der – sett status A
- N – her får vi kun satt status A når den interne avs./mottaker har kvittert – sjekkes
Vedlegg : - Tekstdokument vis – se om det er tekstdokument der Sjekke om den står i arkivformat evt. konverter til PDF ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE: I – STATUS J (Disse er skannet inn og journalført fra Post@lunner.kommune.no) Skannet inn: Sjekke om det er bra skannet Sjekke at dokumentet er i riktig arkivformat - Dokumentet skal ha blå linje øverst – «filen samsvarer med PDF/A-standarden…») Sjekk at datert dato er lik med brevet Sjekke om skjerming og gradering har blitt satt på Sjekke skrivefeil i journalposten Sjekke gruppe og org/saksbeh. er riktig utfylt både på saksnivå og journalpost nivå Intern avs./mottaker og kopimottaker: - Sjekke om det må føres inn noen/fjernes Vedlegg : - Tekstdokument vis – se om det er tekstdokument er der Riktig arkivformat ALLE DOKUMENTER I JOURNALTYPE: I – STAUS S – ENDRE TIL STATUS J (Disse er journalført av saksbehandler) Sjekke om det ligger dokument der Sjekke at dokumentet er i riktig arkivformat - Dokumentet skal ha blå linje øverst – «filen samsvarer med PDF/A-standarden…») Sjekke avs/mottaker feltet – endre hvis det kun står mailadresse Sjekk at datert dato er lik med brevet Sjekke om skjerming og gradering har blitt satt på Sjekke innhold i journalposten – utfyllende tekst Sjekke skrivefeil i journalposten Sjekke gruppe og org/saksbeh. er riktig utfylt både på saksnivå og journalpost nivå Intern avs./mottaker og kopimottaker: - Sjekke om det må føres inn noen/fjernes Sjekke «om tekstdokument» - Dokumentbeskrivelse: Er meldingsteksten lagt inn som hoveddokument, skal det stå meldingstekst Hvis ikke, så skal hoveddokumentet ha samme overskriften som på innhold i journalposten Er det blitt lagt inn vedlegg under meldingstekst skal teksten på vedlegg være den samme som på innhold i journalposten Endre status til J Endre registrert dato tilbake til den datoen som det opprinnelig stod ETTERKONTROLL OM ALLE JOURNALPOSTER STÅR I RIKTIG STAUS: Ta opp søk – kontroll av PDF- Sette alle i status A S SKAL VÆRE J E SKAL VÆRE A Saker: Gjør et søk på reg. dato og status R Kontrollere at det er arkivkode, riktig gruppe, status R rettes til B og at alle feltene er riktig utfylt Søk på sak Reg. dato Status R Se over hele listen – Om det er arkivkode på alle postene Søk opp antallet- Høyreklikk – antall poster – sjekke mot ved generering Hente opp offentlig postliste i Windows
- Rapport – Journalpost – postliste
- Sett inn reg. dato
- Hak av dok: I; N, U
- Utfør
- Skriv ut
- Gå igjennom postlisten, om alt ser greit ut
Ferdig kontrollert – Overfør til nettsiden Hent om Lunner kommunes nettside - www.lunner.kommune.no/admin Brukerid og passord Logg inn Klikk på Kommune Velg Postliste Klikk inne i fra Dato: Får opp kalender Velg dato Klikk på generer Gå inn på Outlook For da mail om postliste Klikk om mailen Klikk på aktiver postjournal |