Oppbevaring av originalavtaler ved full elektronisk arkiv

Oppbevaring av originalavtaler ved full elektronisk arkiv 

Alle avtaler som kommunen inngår med andre innstanser skal oppbevares for alltid

Alle avtaler skal journalføres inn i sak- og arkivløsningen og skannes inn med underskrift

Arkivet oppbevare disse i et sikkerhetsarkiv i papirutgave

Avtalene som er ferdig underskrevet av alle berørte parter, skal leveres til arkivet

Formål

Ivaretar alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter elektronisk i sak- og arkivløsningen (websak), og at original på papir blir oppbevart i et sikkerhetsarkiv

Omfang

Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir i avtaleperioden. Herunder avtaler/kontrakter med minst to signaturer, hvorav en av avtaleparten er ekstern, tinglyste avtaler som kommunen har inngått samt skjøter og garantier.

Bakgrunn

Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i sak- og arkivløsningen, samt at signert utgave arkiveres manuelt. Det skal gå klart fram i sak- og arkivløsningen hvor originalen befinner seg.

Oppfølging av inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter ivaretas i arkivsaken, og det kan settes opp automatisk varsling av tidsfrister for denne type oppfølging.

Arkivsaken kan avsluttes når saksbehandlingen i forbindelse med inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter er ferdigstilt.

Spesielt for elektroniske arkivdeler

I elektroniske arkivdeler må det etableres et vedleggsarkiv for de signerte papirversjoner.
Når avtale/kontrakts-perioden er slutt skal originalene tas ut av vedleggsarkivet.

Skjøter, tinglyste dokumenter og garantier returneres til enhet/oppdragsgiver når avtaleperioden er utløpt/ disse ikke lenger er aktuelle.

Ansvar

Enhet:

- Oversender originalen underskrevet på papir til arkivet for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer.

Arkivet i Lunner kommune

- Skanner, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse

- Oppgi i sak- og arkivløsnignen hvilken enhet/saksbehandler som har fått tilsendt original avtale/kontrakt/tinglyste dokument der dette er aktuelt.

Arbeidsbeskrivelse - Arkivet

Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører.

Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost.

Som dokumentkategori velges Signert avtale……
Som lokasjon velges det den enhet/saksbehandleren som den originale avtalen tilhører

Spesielt for elektroniske arkivdeler

Avtalen/kontrakten/ det tinglyste dokument arkivlegges i papir etter alfabetet, i eget vedleggsarkiv tilhørende den aktuelle arkivdelen