|
Bømlo kommune nyttar arkivplan som internkontrollsystem for dokumentasjonsforvaltninga. Arkivplan skal til ein kvar tid vere oppdatert, og speile kommunens overordna strategi og oversikt over dokumentasjonsforvaltninga i kommunen. Målsettinga til administrasjonen er å bruka arkivplan aktivt i den daglege drifta. Compilo er kommunen sitt overordna internkontrollsystem. Dette systemet skal innehalda oversikt over rutiner og retningslinjene til dei ulike einingane i organisasjonen. Arkivplan nyttar lenke til Compilo, slik at arkivfaglege rutiner og retningslinjer til ein kvar tid er oppdatert i kommunen sin arkivplan. Dokumentasjonen i Compilo vil verta lagra i sak-arkivsystemet Elements ved hjelp av integrasjon mellom systema. Integrasjon er tinga av leverandør 18. mars 2022. I arbeidet med «orden i eiget hus» nyttar vi difor rammverket skildra i Digitaliseringsdirektoratet si rettleiing «Internkontroll i praksis – informasjonssikkerhet» og deira rammeverk for etablering av internkontroll (sjå figur under). Arkivleiar fører kontroll med restansar og arkivlegging i sak-arkivsystemet Elements. Arkivleiar og tilsette ved Fellessekretariatet kontrollerer dagleg journalar med status S-registrert av sakshandsamar, M - Mellombels journalført, F - ferdig frå sakshandsamar, E- ekspedert/sendt elektronisk og føretek kontroll og journalføring. Elektronisk sending av post via SvarUt vert kontrollert med standard søk i venstremeny i Elements, journalar som har feila under elektronisk sending vert sjekka og feil retta før ny ekspedering. Elektronisk mottak av post via SvarInn til fordelingssak i Elements post vert fordelt til rett sak og saksbehandlar fortløpande av tilsette ved fellessekretariatet. Derom det oppstår feil ved mottak til Elements, vert det sendt e-post til komunen sitt e-post mottak: postmottak@bomlo.kommune.no. Denne vert fylgd opp av arkivleiar/tilsette ved fellessekretariatet/tilsette ved ikt tenesta eventuelt i samarbeid med KS SvarUt forvaltning. Kvartalsvis vert restanselister og melding om uferdige dokument pr. avdeling sendt den enkelte leiar som føl opp sine sakshandsamarar. jmf Arkivrutiner for saksarkiv - Elements pkt. 4.12. Eiga sak i Elements for oversikt over kontrollar. Arkivleiar føretar kvar veke kontroll i høve arkivlegging frå fagsystem knytt til arkivkjerne for Visma fagsystem. Kontrollen er sjekk av dokumentflyt til arkivkjerna frå dei ulike system og oversyn over dokument som i fagsystema har status "ikke arkivert", varsel vert sendt den systemansvarleg for aktuelt system om rutinen for arkivering i kjernen har stoppa opp eller det er journalar som ikkje er arkivert (ikkje ferdigstilt/sendt). |