|
Omstilingsprosessen igangsatt fra 2000 Politisk og administrativ organisering Skånland kommunestyre satte i gang et stort arbeid med omstillingsprosessen i Skånland kommune i sak 63/00 i møte den 29.juni 2000 arkivsaksnummer 00/935. Det ble opprettet arbeidsgrupper som skulle evaluere både politisk og administrativ organisering, flere organisasjonsmodeller, herunder også såkalt flat struktur. Målet var iverksetting fra 01.01.2001. Den 18.01.2001 i sak 2 ble rådmannen pålagt å gjennomføre en prosess 1.halvår 2001med målsetting om å organisere Skånland kommune i to ledernivåer med ett sentralt ledernivå og ett i de tjenesteproduserende enheter. Ansvar og beslutning knyttes til lavest mulig nivå i virksomheten, og det er et mål med størst mulig grad av delegering. Den 12.09.02 vedtok kommunestyret i sak 64/02 arkivsaksnummer 00/935 følgende i pkt. 6: Formannskapet legger frem forslag til fremtidig politisk organisering basert på ovennevnte, samt forhold som vil berøre politisk organisering ved en eventuell reduksjon av kommunestyrets representanter fra neste periode. Forslaget legges frem til kommunestyremøte 07.11.2002. Kommunestyret vedtok i sak 96/02 i møte den 12.12.02 at antall kommunestyrerepresentanter fastsettes til 15. Før det var antall kommunestyrerepresentanter 21. Vurderinger som ble gjort i saksfremlegget før behandlingen av ny politisk struktur: KONSEKVENSER DERSOM UTVALGENE NEDLEGGES Man har fra tidligere erfaring med den såkalte ”komité-modellen”. Dette var en modell hvor de folkevalgte selv skulle forestå utredninger og fremme sine innstillinger direkte til kommunestyret. Komitéene hadde ingen beslutningsmyndighet, og vedtakene ble fattet på tre nivårer: kommunestyret – formannskapet – administrasjonen. Komitéene opphørte å fungere før periodens utløp. Det er vel en gjengs oppfatning at dette ikke var noe vellykket forsøk. Kommunestyret har vedtatt to-leder nivå; ett lederteam med rådmann og kommunalråd, samt 18 driftsenheter med sine respektive ledere. (I tillegg har man en særskilt støttefunksjon uten instruksjonsadgang). Mellomnivået er nå fjernet, og etter rådmannens syn, bør dette få betydning for utvalgenes fortsatte eksistens. Utvalgene er sektor-styrer med adminstrativ tilknytning til de avdelinger/avdelingssjefer som nå er fjernet, med et klart avgrenset og definert saks/arbeidsområde, og med egne sekretariat. Utvalgene kan legges ned, med overføring av deres beslutningsmyndighet til for eksempel formannskapet, og til administrasjonen. Her er det potensiale til effektivisering vedr. saksbehand-lingen, også økonomisk. Sekrerariatfunksjonene vil kunne legges til administrasjonsavdelingen med sine underliggende 4 kontorer. Formannskapet vil få en sentral rolle i systemet, og vil få ansvar også for ”sær-lovssaker” i den grad disse ikke er delegert til administrasjonen. Noen lover krever egne utvalg/råd, for eksempel et fast utvalg i plansaker. Formannskapet kan også ta hand om disse oppgavene. Hva så med ad-hoc utvalg. Den normale ordning er at kommunene kan oppnevne faste utvalg for kommunale formål eller for deler av kommunens virksomhet. Slike utvalg er ment å bestå fra år til år og arbeide med saker av mer varig karakter, og med et klart definert saksområde ihht. til reglement. Utvalgene kan delegeres beslutningsmyndighet. Hvis organet derimot er opprettet for å forberede et bestemt sakskompleks, eller utføre særskilte (tidsavgrensede) oppgaver, er dette å anse som en komité, og det blir i realiteten en slags ad-hoc utvalg. Skillet har betydning for delegasjonsadgangen. Som nevnt har Sauda og Gjerstad kommuner en modell med ad-hoc utvalg som oppnevnes særskilt for den enkelte sak – og er tilfreds med denne ordningen – og sikkert også flere kommuner. Rådmannen har ingen spesielle innvendinger mot en slik ordning selv om man har en viss negativ erfaring med en lignende komitémodell tidligere. En ordning med ad-hoc utvalg forutsetter at administrasjonen må bistå med sekretariathjelp; kanskje også med saksutredning i et visst omfang. Kommunestyret – eller formannskapet – står fritt med hensyn til sammensetningen av slike utvalg; medlemmene må ikke nødvendigvis hentes fra kommunestyret. Her bør man være klar over at komitéer ikke omfattes av de vanlige regler om valgbarhet og plikt til å motta valg slik det er med faste utvalg. ANDRE UTVALG En del særlover har fortsatt bestemmelser om egne politiske utvalg; for eksempel eldreråd, valgstyre, stemmestyrer, fast utvalg for plansaker, ligningsnemnd, overligningsnemnd, takstutvalg, dyrevernsnemnd, med flere. Kommuneloven krever at man har et kontrollutvalg, et partssammensatt utvalg (adm.utvalget), og på området arbeidsgiver/arbeidstager har man regler om bl.a. arbeidsmiljøutvalg. Disse utvalgene må fortsatt bestå som egne organer. Her bør man se litt nærmere på arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøloven bestemmer at det skal være et arbeidsmiljøutvalg hvor arbeidsgiver og arbeistagerne har like mange medlemmer. I nåværende utvalg har hver side 5 medlemmer. Kommunen er representert med ordfører, varaordfører, rådmann, samt 2 avdelingssjefer. I den nye strukturen vil de gamle avd.sjefene få en ny betegnelse og nye oppgaver, og vil ikke inngå som en naturlig del av kommunens ledergruppe. I tillegg har kommunen(e) andre utvalg til å behandle saker etter særlover. Man må ikke nødvendigvis ha egne utvalg; oppgavene kan tas hand om av andre organer. Ett eksempel er viltfaglig utvalg. Utvalgets oppgaver kan like gjerne legges til formannskapet. RÅDMANNENS TILRÅING Rådmannen tar utgangspunkt i at man har avskaffet den administrative ”avdelingsmodellen/-sektormodellen”, og det er da naturlig å følge opp med å nedlegge de tre ”avdelings-utvalgene”. Deres oppgaver overføres til formannskapet og/eller administrasjonen (evt. andre organer), og innbakes i delegasjons-reglementet. Eksisterende utvalg på personalsiden beholdes i sin nåværende form. Muligens kan det være behov for en klarere presisering av utvalgenes mandat og myndighet i personalsaker – forhandlingsspørs-mål. Viltfaglig utvalg beholdes; kanskje med et lavere medlemstall. Rådmannen har ikke sansen for en fast ordning med ad-hoc utvalg for å utrede særskilte saker/tiltak. Av erfaring vet man at slike utvalg vil måtte benytte administrasjonen i stor utstekning, og den politiske behandlingen kan like gjerne foregå i formannskapet. Formannskapet og kommunestyret står uansett fritt til å oppnevne slike utvalg når man føler behov for det. Rådmannen gir følgende tilråing: Kommunestyrets 15 medlemmer ”fordeles” slik: a) formannskapet 5 medlemmer b) Administrasjonsutvalget 3 ” (+ 2 fra formannskapet) c) kontrollutvalget 2 ” (+ 1 utenfra eller fra kommunestyrets varamedlemsliste. Formannskapets medlemmer kan ikke sitte i kontrollutvalget). Det har vært vanlig at kontrollutvalgets leder velges blant kommunestyrets mindretallsgruppe. d) planutvalget 5 ” Neste behandling var i sak 17/03 i møte den 10.03.03 der følgende ble vedtatt. 1. Det vises til k.styrets vedtak om ny politisk struktur. 2. Som en naturlig konsekvens av dette og for bedre tilpasning mellom politisk og administrativ struktur, nedlegges avd.utvalgene fra d.d.. Miljø og Utvikling er planutvalg ut perioden. 3. Som en følge av reduksjon til 15 k.styrerepr. fordeles medlemmene slik: a) formannskap 5 medlemmer b) adm.utvalg 3 medlemmer + 2 fra formannskapet c) kontrollutvalg 2 medlemmer + 1 utenfra eller fra k.styrets varamannsliste d) planutvalg 5 medlemmer 4. Utvalgenes delegeres vedtaksmyndighet i de saker kommunestyret bestemmer ihht. reglement. Utvalgene forbereder de øvrige sakene til k-styret.
- Ordningen iverksettes fra kommunevalget 2003
- Ved behov nedsetter kommunestyret ad-hoc utvalg.
- Ordningen evalueres før neste valgperiode utløper.
Politisk organisasjonsstruktur har senere blitt evaluert. I sak 68/10 i møte den 04.11.10 arkivsaksnummer 10/791 ble det vedtatt å videreføre antall kommunestyrerepresentanter og utvalgsstruktur, samt at utvalgsstrukturen evalueres i løpet av neste kommunestyreperiode. Skånland kommune har beholdt den politiske organiseringen inntil 2016 som ble vedtatt i den såkalte omstillingsprosessen med virkning fra 2003. |