|
En samlet oversikt over Riksarkivarens bestemmelser om behandling av offentlige arkiver er samlet i en forskrift. Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Forskriften ble gjort gjeldende fra 01.01.2000 og er gitt med hjemmel i diverse paragrafer i arkivforskriften. Forskriften finner du på Lovdata Med hjemmel i arkivloven med forskrifter har Riksarkivaren gitt en del arkivfaglige retningslinjer. I disse beskrives det en del krav som kommunale arkivskapere er pålagt å følge, men det gis også en del veiledende anbefalinger. En oversikt over hvilke rapporter og retningslinjer som er utgitt finner du på Riksarkivets nettsider. Riksarkivet tar imot bestillinger av de rapporter som ikke er utgitt av et forlag. Gratispublikasjoner distribueres av Riksarkivets bibliotek, e-post: biblioteket@arkivverket.no. Vi anbefaler særlig følgende: Nr. 1 Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer Nr. 3-4 NOARK - 4. Del 1 og 2 Nr. 7 Arkivhåndboken for offentlig forvalnting Nr. 15 Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Nr. 19 Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Nr. 20 Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkiver Nr. 21 Krav til arkivlokaler. Veiledning for offentlige organer Nr. 23 Arkiv i interkommunalt samarbeidsorgan YRKESETISKE RETNINGSLINJER FOR ARKIVARERDe regler om taushetsplikt finnes i gjeldene lovverk er ment å sikre personvernet til de personer som på en eller annen måte er i kontakt med kommunen. Det finnes også interne regler om tilgang til informasjon, og utveksling av informasjon. Det er ikke slik at alle bør ha tilgang til alt, selv om vi gjennom ny teknologi har fått uante muligheter. Selv om lovverket pålegger oss klare regler for både arkivbehandling og taushetsplikt, vil vi stadig befinne oss i situasjoner hvor lovverket ikke kan hjelpe oss, og vi må gjøre et etisk valg. På generalforsamlingen i Beijing i september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives (ICA), yrkesetiske retningslinjer for verdens arkivarer. En norsk oversettelse kom i 1998, og er utgitt som eget hefte i Riksarkivarens skriftserie «Rapporter og retningslinjer». Regelverket er delt inn i 10 grunnregler og hver grunnregel følges av en kommentar. Til sammen utgjør de det internasjonale regelverket. Et yrkesetisk regelverk for arkivarer tar sikte på å etablere en høy etisk standard for arkivaryrket. Dette er viktig for å gi offentligheten tillit til personene som utøver yrket, og sikre arkivmaterialets integritet. Retningslinjene finner du her på Riksarkivets nettsider. NORMALINSTRUKS FOR ARKIVDEPOT I KOMMUNER OG FYLKESKOMMUNERI arkivforskriften (§ 5-12) kreves det at den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til arkivdepot, og regler for tilbakelån fra arkivdepot. Slike bestemmelser skal baseres på en normalinstruks utarbeidet av Riksarkivaren. Formålet med normalinstruksen er å gi oversikt over hvilke krav som skal oppfylles, og en del veiledende anbefalinger. Det legges det særlig vekt på behandling av elektronisk arkivmateriale i denne instruksen. Spesifiserte krav til materialet som avleveres til IKAT (arkivdepot), og regler for tilbakelån finnes i arkivplanen under lokalt regelverk. Hele normalinstruksen finner du her på Riksarkivets nettsider. VEILEDNING I PERIODISERING AV OFFENTLIGE ARKIVERFormålet med veiledningen er å hjelpe alle som skal ta del i planleggingen og gjennomføringen av arkivperiodisering, og bidra til at arkivfaglige prinsipper og metoder følges. I punkt 2.9 gis en god oversikt over hva planleggingen må omfatte. Hele veiledningen finnes her på Riksarkivets nettsider OMORGANISERING I OFFENTLIGE ORGANER. VEILEDNING FOR ARKIVEROmorganiseringer får nesten alltid følger for arkivene og arkivorganiseringen i kommunen. Ved administrative endringer har det tidligere vært for liten oppmerksomhet rundt arkivspørsmål, og svært ofte er sentrale arkivfaglige prinsipper blitt oversett, og arkivbestemmelser er blitt brutt. Veiledningen er et hjelpemiddel, og legger føringer på hvordan arkivene skal behandles under omorganiseringen, og gir en del gode råd på veien. Hele veiledningen finner du her på Riksarkivets nettsider. KRAV TIL ARKIVLOKALER. VEILEDNING FOR OFFENTLIGE ORGANERVeiledningen inneholder informasjon om hvilke krav som stilles til offentlige organers arkivlokaler. Hele veiledningen finner du her på Riksarkivets nettsider. RETNINGSLINJER FOR ARBEIDET MED PRIVATARKIVERFormålet med retningslinjene er å sikre at arbeidet med bevaring av privatarkiver utføres planmesig og systematisk, og ar depotinstitusjoner følger allment godtatte arkivfaglige prinsipper og rutiner. Retningslinjene gjendler for arbeidet med privatarkiver i Arkivverket, for andre offentlige organer som arbeider med å ta vare på privatarkiver samt for private institusjoner som arbeider med å ta vare på privatarkiver og som mottar offentlig støtte til dette arbeidet. Velger man å definere seg som depot for privatarkiver må man følge retningslinjene gitt av Riksarkivaren. Du finner retningslinjene i sin helhet her på Riksarkivets nettsider ARKIV I INTERKOMMUNALE SAMARBEIDSORGANVeiledningene finner du her på Riksarkivets nettsider ENKELTVEDTAK GJORT AV RIKSARKIVARENOversikt over enkeltvedtak vedrørende bevaring og kassjon gjort av Riksarkivaren finnes på Riksarkivets nettsider Nedenfor er enkelte av de nyeste listet opp. VEDTAK OM BEVARING AV KONDOLANSEPROTOKOLLER OG INFORMASJON TIL BEFOLKNINGEN I FORBINDELSE MED TERRORANGREPET 22.JULI 2012Bevaringsvedtak kondolanseprotokoller.pdf 218,95 kB RUNDSKRIV OM GENERELL BEVARING OG KASSASJON I NOARK-BASERTE LØSNINGER 09.07.2010Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Norak-baserte løsninger.pdf 277,50 kB VEDTAK OM BEVARING OG KASSASJON AV DOKUMENTER KNYTTET TIL INNSYNSBEGJÆRINGER 11.11.2009Bevaring av innsynsbegjæringer.pdf 190,81 kB BEKYMRINGSMELDINGER HOS BARNEVERNET 22.06.2007Bekymringsmeldinger i den kommunale barneverntjeneste.pdf 191,48 kB IKA Hordaland har henvendt seg til Riksarkivaren med spørsmål om behandling av bekymringsmeldinger i barnevernet. Riksarkivaren mener at slike meldinger bør behandles på følgende måte: Meldinger som er klart ubegrunnet kan kasseres uten registrering eller oppbevaring. Meldinger som medfører en vurdering om tiltak, men hvor konklusjonen er at det ikke foreligger behov for oppfølging, anser Riksarkivaren som saksbehandling, noe som medfører journalføring. Disse meldingene er å anse som rutinemessige enkeltsaker som kan kasseres etter 10 år. (Da rundskriv fra Barne- og Familiedepartementet Q-24, foreslår en oppbevaringstid på slike meldinger på ett år, må forslaget til Riksarkivaren på 10 år ses som en anbefaling og ikke et påbud.) Meldinger som medfører tiltak skal bevares. POLITIATTESTER 15.06.2007Kassasjon av politiattester.pdf 34,80 kB I lovverk for helse og sosial, barnevern og andre lignende tjenester, går det fram at politiattester som er innhentet for ansettelsesformål skal kasseres etter at formålet med innhentingen er oppnådd. I følge Arkivloven så har det ikke vært anledning til å kassere politiattester. Fredrikstad kommune henvendte seg til Riksarkivet for å få klarheten i dette. Riksarkivet kom med følgende uttalelse: Politiattester som innhentes i forbindelse med tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument, jf. forskrift 11.12.1998 nr 1193 om offentlige arkiv § 2-6. Det må registreres i journal at slikt dokument er innhentet. Med hjemmel i § 9 i lov 04.12.1992 nr 126 om arkiv fastsetter Riksarkivaren at slik attest kan kasseres når det ikke lenger foreligger et administrativt behov for å ha den tilgjengelig. Det er ikke nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem. Kommunene kan altså nå kassere politiattester uten at det blir regnet som uhjemlet kassasjon. Sosial- og helsedirektoratet anbefaler at organer med arbeidsgiveransvar for personell innenfor helse- og sosialtjenesten, beholder politiattesten så lenge vedkommende er ansatt i en stilling som krever politiattest. I følge gjeldende lovverk så er politiattester kun gyldige i tre år. Betyr det at kommunene må be sine ansatte om å framskaffe nye politiattester hvert 3. år? Dette praktiseres ulikt. Noen innhenter nye attester hvert 3. år uansett. Andre innhenter nye attester kun hvis vedkommende har vært borte over en lengre periode eller har skiftet stilling/ arbeidsoppgaver. MEDISINBESTILLINGSBØKER 04.01.2007Medisinbestillingsbøker.pdf 100,69 Kb KASSASJONSBESTEMMELSER FOR KOMMUNAL SKATTEDOKUMENTASJON 28.06.1995Kassasjon av skattedokumentasjon.pdf 100,92 kB |