|
POSTMOTTAK Inngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten på Rådhuset for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til arkivtjenesten for avlevering. Post til NAV-sosial registreres på NAV i egen postjournal. Originalen arkiveres hos NAV. Anbuds- og tilbudsdokumenter legges uåpnet i egen posthylle. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til NAV-Skånland, Helsestasjonen, Omsorg sør inkludert Revegårdsveien og Møllerstua, Omsorg Nord, ETS-Medisinske Senter, Skånland skole, Evenskjer barnehage, Skånland bibliotek, Den norske kirke, Sør-Troms Kommunerevisjon, Skånland sykehjem, Frivillighetssentralen, Hovedverneombud, Fagforbundet, AKAN-kontakt legges i merket posthylle på Servicekontoret. Intern post All intern post SKAL enten legges i merket beholder «post inn", på Servicekontoret. Intern post konvolutter SKAL benyttes så langt det lar seg gjøre. Arkivtjenesten er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post konvolutter skal adresseres slik:
- virksomhetens/støtteenhetens navn ev. personnavn
Ekstern post Ekstern post (som skal sendes), skal frankeres av Servicekontoret. Dette gjelder inntil kommunen tar i bruk løsningen Digital forsendelse/KS Svar Ut. Telefaks og elektronisk post Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig. Elektronisk post videresendes til post@skanland.kommune.no for registrering i saksbehandlersystemet. Når det kommer melding om ekstremvær skal meldingen videresendes på mail til alle driftsledere. Tekstmeldinger (SMS) Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Saksbehandler må sende informasjonen i SMS til postmottak i e-post. Alternativt skrive den ut manuelt, påføre dato og signere. Deretter leveres den til postmottak for behandling. Personlig adressert post Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å levere posten til arkivtjenesten for registrering. Denne regel gjelder også for telefaks, e-post og SMS. |