|
ÅPNING, SORTERING OG ARKIVAVGRENSNING Åpning av post Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost skal det være to ansatte til stede. Begge to signerer etter åpningen. OBS! Anbuds- og tilbudsdokumenter skal ikke åpnes av arkivtjenesten, se informasjon spesialrutiner. Sortering og arkivbegrensing Posten sorteres, og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ, ekstra kopier og lignende. Høringer fra Staten: Sendes både som elektronisk post og papirpost. Alle høringer registreres på ett arkivsaksnummer og legges fortløpende frem for formannskapet. Et arkivverdig dokument er inn- og utgående brev eller interne notat og vedlegg som på grunn av sitt innhold er viktige for ettertiden. Dette gjelder opplysninger som er av betydning for virksomheten eller for offentligheten, som for eksempel økonomiske forhold, forvaltning, personell, driftsoppgaver og andre forhold som krever handling og som ellers kan være av historisk interesse. Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon. OBS! Bankgarantier skal journalføres og arkivlegges i avtaleskapet. Arkivverdig sakspost skal stemples, registreres i brevjournal, arkiveres og bevares. Unntatt fra denne regel er:
- fakturaer til anvisning - (datostemples før videresending til kommunekassa).
- fakturaer/regninger til kommunekassen for bokføring
- timelister/reiseregninger til lønningskontoret
- sykemeldinger
- "beskjedlapper"
som legges direkte i de enkelte posthyller. |