|
STEMPLING OG REGISTRERING I POSTJOURNAL Stempling Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken. Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering. Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. Registrering i brevjournal Det til enhver tid benyttede sak-/arkivsystem, p.t. ESA, skal benyttes til journalføring og saksbehandling. Dokumentopplysninger som skal registreres er:
- journaldato
- gradering (dersom unntak fra offentlighet er nødvendig)
- administrativ enhet (virksomhet og saksbehandler)
- dokumenttype
- dokumentdato
- arkivkode
- innhold
- avsender
- eventuelt intern mottaker
Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler. Hvis det er uklart hvem som skal være saksbehandler, brukes leder på enheten som saksbehandler. Denne lederen har ansvar for å få påført riktig saksbehandler, hvis lederen ikke selv skal være det. Post av overordnet karakter fra stat, fylkesmann, fylkeskommune, m.fl. skal registreres på rådmannen i tillegg til aktuell leder. Denne posten fordeles slik på rådmannen/driftsenheter/støtteenheter:
- Skole – skolefaglig rådgiver og driftsledere
- Barnehage - skolefaglig rådgiver og driftsledere
- Teknisk driftsenhet og vedlikeholdsavdelingen - driftsleder og leder vedlikehold
- ETS Medisinske Senter – kommuneoverlegen
- Forebyggende helse – helsestasjonen - driftsleder
- Skånland sykehjem – driftsleder
- Omsorg Sør – driftsleder
- Omsorg Nord – driftsleder
- NAV Skånland - driftsleder
- Økonomikontoret – økonomisjefen og saksbehandlere
- Lønn- og Personalkontoret – personalsjefen og saksbehandlere
- Servicekontoret - koordinator
Inngående post som kommer i mange eksemplarer (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalpostnummer. Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men i tvilstilfelle skal det konfereres med arkivleder om offentlighetsvurdering, og aktuell hjemmel for unntak fra offentlighet. Post for saksbehandling, adressert til ordfører, skal til saksbehandler i orginalutgave - ordføreren får kopi. Post adressert til rådmannen skal som hovedregel rådmannen ha i orginalutgave. Skal denne posten saksbehandles av andre, skal saksbehandler ha orginalutgaven. Rådmannen får kopi. Brev om tilsyn, pålegg fra for eksempel arbeidstilsyn/fylkesmann/brannvesen m.v. skal rådmannen alltid ha kopi av. Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Eventuelt kan fagsystemene integreres med sak-/arkivsystemet, og benytte journalfunksjonen i til enhver tid benyttede sak-/arkivsystem, p.t. ESA. Generell inngående post til Sosialkontoret, som ikke er klientrettet og skal registreres i fagsystem, skal føres inn sammen med annen post på rådhuset. Pr. tiden registreres all post manuelt på NAV. Plansaker, byggesaker og delingssaker registreres i til enhver tid gjeldende sak-/arkivsystem, p.t. ESA. Søknader til næringsfond med vedlegg registreres i hver sin sak. Egne retningslinjer for søknad til næringsfond ligger på nettsiden. Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J(journalført av arkivet). |