|
SKANNING Generelt om skanning Når posten er registrert skal dokumentene skannes. Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges. Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke. Søknader på stillinger Kommunen benytter egen ansettelsesmodul. Inngående søknader (IS) registreres direkte i det til enhver benyttede sak-/arkivsystemet, p.t. ESA. I tillegg benyttes fagsystemet Visma Rekruttering som er integrert med sak-/arkivsystemet. Kommunen benytter KF Skjema for Søknad om spillemidler (kultur) Søknaden og vedleggene registreres av arkivtjenesten i det til enhver benyttede sak-/arkivsystemet, p.t. ESA. Dokumentene sendes til saksbehandler. Søknad om kommunale midler Søknaden skannes Anbud Vi mottar anbudsdokumentet, og stempler det. Det foretas en vurdering. Er dokumentet veldig stort, scannes 1.side på anbudet. Ellers scannes hele dokumentet. Dokumentet legges til saksbehandler som tar det med til anbudsåpningen. Arkivtjenesten mottar protokoll + anbud etter åpningen. 1.side på anbudet scannes. Det må gjøres offentlighetsvurdering av dokumentene. Saksbehandler utferdiger et sladdet og et usladdet sett. Alle anbud oppbevares i sin helhet i arkivbokser for anbudsperioden. Kontroll Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet. og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
|