|
FORDELING TIL SAKSBEHANDLING Fordeling og gjennomgang Etter registrering, skanning og påføring av intern kopimottaker, er posten fordelt elektronisk til rådmann,driftsledere og/eller saksbehandler. Saksbehandler skal se om riktig offentlighetsvurdering er foretatt. Orginaldokumenter som er skannet, og som tilhører sentralarkivet, er arkivert elektronisk. Dette gjelder i tillegg alle orginaldokumenter som hører til spesialarkiv, for eksempel personal-, delings- og byggesaksarkiv. Saksbehandler får oversikt over alle nye journalposter/dokumenter i det til enhver benyttede sak-/arkivsystemet, p.t. ESA. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Skånland kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Saksbehandlere har ansvar for å registrere inn e-poster i sak-/arkivsystemet som er arkivverdig og som er tilknyttet saker. Elektronisk postmottak Skånland kommune Mailadressen til elektronisk postmottak i Skånland kommune er: post@skanland.kommune.no Alle e-poster i postmottaket åpnes av arkivtjenesten. Den som åpner postmottaket følger retningslinjene for sentralt postmottak og sorterer på arkivverdig og arkivuverdige dokumenter. Se punktet for åpning, sortering og arkivbegrensning. E-poster med tilbud om kurs, innkjøp etc. videresendes til driftsleder saken vedrører, evt. med kopi til andre som kan ha interesse for slik post. Det foretas en skjønnsmessig vurdering for hver enkelt e-post. E-poster fra alle Offentlige virksomheter skal vurderes av arkivet og behandles sammen med dagens post. E-poster som vedrører saker under behandling/saksbehandling skal journalføres av arkivet og behandles sammen med dagens post. Slike E-poster skal automatisk overføres via postmottak E-sak og direkte inn i det til enhver tid gjeldende sak-/arkivsystemet, p.t. i ESA. Saker unntatt offentlighet Saker unntatt offentlighet som skal til politisk behandling, blir lagt frem samlet som B-saker. Kopi til saksbehandler skal kun inneholde den saken vedkommende har forberedt, ikke komplett samling av B-saker til oppsatt møte. Saksbehandling Foreløpig svar Den enkelte saksbehandler er ansvarlig for at det blir gitt foreløpig svar i forvaltningssaker. Til dette brukes brevmal som har betegnelse BR-FOR. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det skal benyttes Skånland kommunes logo på utgående brev. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Politiske saker: Når saksbehandler har klargjort en sak med eventuelle vedlegg til politisk utvalgsbehandling, kodes saken Klar til behandling og oversendes rådmannen elektronisk til godkjenning. Når rådmannen har godkjent saken, får møtesekretæren for utvalget saken automatisk opp på sakslista. Delegerte saker: Saksbehandler ferdigstiller saksfremlegg og Melding om vedtak med henvisning til hjemmel/delegert myndighet i Delegeringsreglementet. Melding om vedtak legges til underskrift i underskriftsmappa og underskrives av rådmann og saksbehandler før det sendes ut. Med jevne mellomrom legges det fram oversikt over delegerte vedtak til politisk utvalg (administrasjonsutvalget (delegerte personalsaker) og formannskapet (andre typer delegerte saker). Dette for at politisk utvalg skal ha oversikt over hvordan delegert myndighet utøves. |