|
UTLÅN FRA DAGLIGARKIV OG BORTSETTINGSARKIV Ansvar for utlånet Utlån av saksdokumenter fra bortsettingsarkiv skal alltid gå gjennom arkivtjenesten, som på forespørsel fra saksbehandler finner fram nødvendige dokumenter. Registrering Utlån fra bortsettingsarkiv skal alltid registreres i det til enhver tid gjeldende sak-/arkivsystemet, p.t. ESA. Dersom det skal lånes ut saker fra før tiden med elektronisk journalføring, skal utlånet registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet. På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold. Det lånes kun ut hele saksmapper, aldri enkeltdokumenter. Utlånstid Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette. Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte mapper blir levert tilbake i rett tid. Saksbehandlers ansvar Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir holdt vedlike, og at nye dokumenter ikke blir lagt til. Avskrivning Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres enten elektronisk eller fysisk. Hvis det skjer fysisk påføres returdato på utlånskortet, utlånskortet fjernes og mappen settes tilbake på plass. Utlån av eldre og avsluttet arkiv Dersom saksbehandlingen krever tilgang til arkivdokumenter avlevert til arkivdepot kontaktes IKAT. |