Glemt Passord?

Saksavslutning

SAKSAVSLUTNING

Møtesekretær - etter politisk møte

Møtesekretær sender elektronisk saksprotokoll etter møtet til saksbehandler. Saksbehandler lager Melding om vedtak.

Saksbehandler - ferdigstillelse av dokumenter

Ferdigstilte utgående brev skal ikke være åpne for redigering etter at de er sendt ut, selv om saken ikke er avsluttet. Dokumentene skal ferdigstilles fra saksbehandler med F når de legges til underskrift før de sendes ut og F for politiske saker.

Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode.

Saksbehandler - ferdigstillelse av saker

Saksbehandler endrer statuskode på saken til F når saksbehandler er ferdig med saken. Saken kommer da på oppgavelista til arkivet som kan avslutte saken.

Saksavslutning - arkiv

Arkivtjenesten rydder saksmapper og dokumenter for binders, gule "post-It" lapper og plastlommer. Dette gjelder saker som er produsert i papir t.o.m. januar 2013. For saker som er produsert fra og med februar 2013 avsluttes saker elektronisk.

Prosedyre for avslutning av saker - papirbasert arkiv - til og med januar 2013:
  1. Kjør ut rapporten Fullstendig journal (Rapport→Journalpost→Fullstendig journal). Dersom saken ble behandlet i perioden 2000-2008 må Fullstendig journal også kjøres ut fra Historisk arkiv.
  2. Sjekk mot Fullstendig journal at alle papirdokumentene ligger på saken. Kjør ut de som mangler og legg de til saken. Dokumenter produsert fra og med 2008 konverteres til PDF. Journalpostene kodes med J. Kode saken med A. Saken er avsluttet og kan settes i bortsettingsarkiv.

Prosedyre for avslutning av saker - fullelektronisk arkiv -  fra og med februar 2013:
  1. Se på journaloversikt i ESA Web hvilke dokumenter som ikke er konvertert til PDF.
  2. Konverter alle dokumenter til PDF i Windowsversjonen.
  3. Hvis saken har vedlegg, må vedleggene konverteres til PDF i ESA Web.
  4. Kode alle journalpostene med J. Hvis noen dokumenter ennå står kodet med R, sjekk om dokumentet inneholder sensitive personopplysninger og skal graderes.
  5. For å få avsluttet saken må alle journalpostene være på Arkivformat og kodet med K2000 PDF Scanning. Følgende prosedyre må utføres i Windowsversjonen på alle journalposter og alle vedlegg: Velg Fanekort 4 Om tekstdokument, høyreklikk foran journalposten, Velg Info om tekstdokument når det er vedlegg på journalposten og hvis det ikke er vedlegg på journalposten Tekstdokument→Info om tekstdokument. Deretter: Velg Variant→Arkivformat og Verktøy→ Kontor 2000 PDF Scanning.
  6. I noen tilfeller vises det ikke i Web-versjonen at det er scannet inn dokument på en journalpost, men det vises i Windows-versjonen. Da må følgende prosedyre følges, samtidig som Pix-Edit er satt inn i PC-en.: Gå inn i saken i Windows. Saken må være kodet med B-Behandling. Høyreklikk på Fanekort 4 Om tekstdokument. Velg: Lag ny versjon, velg Produksjonsformat, klikk OK. Da åpnes Pix-Edit, trykk Lagre.  Til slutt: Stå i fanekort 4 Om tekstdokument, ha curseren i det grå feltet, høyreklikk, velg Lag pdf-variant. Lagre. Trykk Oppfrisk på saken i ESA Web. Nå er dokumentet som var "usynlig" i Web-versjonen kommet frem og saken kan avsluttes.
  7. Kode saken med A. Saken er nå avsluttet.

Hver saksbehandler i hver enhet kontrollerer at de saksdokumentene som er produsert internt er korrekt registrert, og melder eventuelle feil til arkivet.

Servicekontoret skal før utsending sørge for kopi av utgående brev og interne notat til kopibok og saksmappe.