|
Utforming og registrering av utgående post Saksbehandler: Brev, saksdokumenter, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn. Standard brevmaler for Skånland kommune skal benyttes ved brevskriving. Ved utgående brev skal saksbehandler vurdere om brevet er offentlig eller unntatt offentlighet. Brev unntatt offentlighet: Lovhjemmel skal framgå av registeringen. Kommunens dokumenter er offentlig så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov, jf. offentlighetslovens § 2. Det betyr at all inngående og utgående post er offentlige, hvis de ikke er merket unntatt offentlighet. Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert. Husk at utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak, dersom dette er svar på et brev. Nye saker som oppstår internt opprettes og registreres av arkivtjenesten evt enkelte saksbehandlere. Saksbehandler har ansvar for å registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart. Utgående brev skrives ut på kommunens brevpapir, og underskrives med blå penn slik at det framgår at brevet er en orginal. Brevet skal underskrives før det tas kopier til kopiadressater og arkiv. Arkiv: Alle utgående brev og andre saksdokument som produseres, skal arkivet journalføre med J før de sendes ut. Når brevet er journalført, blir det registrert på elektronisk postliste. Ved overgang til Elektronisk forsendelse høsten 2016, skal retningslinjene for det følges. Forslag til interne rutiner for Digital forsendelse fra sak-/arkivsystemet p.t. ESA
- Saksbehandler/leder ferdigstiller utgående dokument.
- Dokumentet sendes elektronisk til overordnet til godkjenning.
- Nærmeste overordnete; driftsleder eller rådmann godkjenner brevet.
- Arkivtjenesten journalfører dokumentet.
- Arkivtjenesten ekspederer ferdigstilte brev elektronisk fra sak-/arkivsystemet til KS SvarUt eller Sikker digital post. Dette gjøres daglig.
- Varsel om post sendes fra SvarUt eller Sikker digital post via Altinn til mottaker.
- SvarUt eller Sikker digital post registrerer avvik og brevet sendes som vanlig post. Avvik er at elektronisk post ikke er åpnet innen en gitt frist, at det ikke er påført fødselsnummer eller organisasjonsnummer
Signatur Rådmannen underskriver brev produsert i Administrasjonsavdelingen. Leder av virksomhet har fullmakt til å underskrive brev innen eget ansvarsområde. Følgende unntak gjøres, hvor det forutsettes at brevet underskrives rådmannen:
- Brev som profilerer kommunen utad, for eksempel strategiske beslutninger, uttalelser eller signaler fra kommunen.
- Brev på vegne av flere enheter hvor det ikke uttrykkelig framgår hvem som opptrer på vegne av kommunen.
I tvilstilfeller drøfter saksbehandler dette med nærmeste overordnede. Brev fra rådmannen skriver rådmannen, og leder for en enhet, under. Det skal framgå av brevet hvem som er saksbehandler. Ledere av støtteenheter på rådhuset kan gjøre nærmere avtale med rådmannen om underskriving av brev for bestemte sakstyper innen den enkelte enhet. Saker til politisk behandling skal påføres navnet til rådmannen (sign). Ved overgang til Digital forsendelse høsten 2016, innføres elektronisk signatur. Frankering Servicekontoret frankerer utgående post inntil kommunen tar i bruk Digital forsendelse. Kopibok Den enkelte enhet skal ha kopibok, en for offentlig korrespondanse og en for korrespondanse som er unntatt offentlighet. Kopibøker skal holdes kronologisk, og følger kalenderåret. Kopibøkene for det enkelte år oppbevares sammen med øvrig tilhørende arkivmateriale. Så lenge arkivet finner det nødvendig, etter at kommunen ble fullelektronisk fra 01.02.2013, tas det kopi av utgående brev til felles kopibok for Administrasjonsavdelingen og Teknisk driftsenhet. Arkivlegging Arkivtjenesten registrerer at saken er avsluttet og dokumentene arkivlegges i saksarkiv eller spesialarkiv. Ferdig behandlete saker, som ikke er til aktuell behandling, skal alltid ligge i arkivet. Saker som er opprettet elektronisk fra og med 01.02.2013 er lagret elektronisk i til enhver tid brukte sak-/arkivsystem. |