|
OPPGAVEFORDELING MELLOM ARKIVPERSONALE, SAKSBEHANDLERE OG LEDERE Arkivtjenesten har ansvar for å:
- motta, åpne, sortere, stemple, registrere og skanne all inngående post
- opprette nye saker i forbindelse med registreringen
- fordele digital post og papirpost til rett saksbehandler
- gjennomføre offentlighetsvurdering
- kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige
- kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året
- kvalitetsikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv
- betjene utlån fra arkivet
- sørge for kopi av utgående brev til kopibok
- rense saksmapper og dokumenter for arkivuverdig materiale, binders, stifter og plastomslag
- følge prosedyre for avslutning av saker og arkivlegge ferdig behandlete saker
Saksbehandlerne har ansvar for å:
- sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller sms, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost)
- holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet
- gjennomføre offentlighetsvurdering når saksbehandler oppretter nye dokumenter
- sørge for at all dokumentproduksjon skjer i til enhver tid brukte sak-/arkivsystem. Det er ikke tillatt å produsere dokumenter i Word.
- gi beskjed om behov for forlenget lånetid for saksmapper utlånt fra arkivet
- registrere utgående brev, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet
- legge utgående brev klar for utsending i underskriftsmappe
- levere saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet
Enhetsledere har ansvar for å:
- gjennomgå postliste for enheten og eventuelt omfordele posten til annen saksbehandler, og gi tilbakemelding til arkivtjenesten om omfordelingen
- sørge for at restanselister følges opp
- bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
|
|