|
FORDELING, GJENNOMGANG OG SAKSBEHANDLING Fordeling og gjennomgang Etter registrering fordeles posten til saksbehandler. For å ha oversikt over hvor de enkelte sakene befinner seg til enhver tid, skal saksfordelingen straks registreres i journalen. Saksbehandling All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette. Det er ikke lov å skrive brev i MS Word, og sende dette ut på kommunens vegne, uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven. Originale saksdokumenter skal ikke oppbevares hos en saksbehandler i mer enn 4 uker. Ved lengre tids bruk tar man kopi og returnerer originaldokumentene til arkivet. Det er saksbehandlers oppgave å avskrive inngående dokument eller henvendelse med riktig kode. Bruk av e-post i saksbehandlingen I Skånland kommune har alle saksbehandlere tilgang, og anledning, til å bruke e-post som hjelpemiddel i saksbehandlingen. Dette skjer under forutsetning av at reglene som er fastsatt i arkivforskriften § 3-2 blir fulgt. Arkivforskriften § 3-2.Behandling av telefaks og elektronisk post Dokument som blir avsende eller mottekne via telefaks og e-post, og som etter form eller innhald må reknast som saksdokument for organet, skal arkivmessig behandlast som andre saksdokument etter denne forskrifta, jf. særleg §§ 2-6, 3-1 og 3-8. Organ som nyttar e-post, skal ha eit sentralt e-postmottak for post til organet. E-post til det sentrale postmottaket skal opnast av arkivtenesta. |