|
OPPGAVEFORDELING MELLOM ARKIVPERSONALE, SAKSBEHANDLERE OG LEDERE Arkivtjenesten har ansvar for å: (Gjelder for enheter som ikke har tilkopling mot kommunens sak-/arkivsystem og som derfor må føre egen journal; NAV. Andre enheter som er koplet opp mot kommunens sak-/arkivsystem må også følge disse retningslinjene inntil det er fastsatt dato for når Skånland kommune får felles postkasse og postregistrering skjer på sentral arkivtjeneste)
- motta, åpne, sortere, stemple og registrere all inngående post
- opprette nye saker i forbindelse med registreringen
- kontrollere at saksbehandlernes registreringer er riktige
- kontrollere forfallslister og ta ut restanseliste 4 ganger i året
- kvalitetsikre arkivet og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer samt fysisk arkiv
- betjene utlån fra arkivet
- arkivlegge ferdig behandlete saker
- sørge for kopi av utgående skriv til kopibok og saksmappe
Saksbehandlerne har ansvar for å:
- sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller sms, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost)
- holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet
- se til at riktig offentlighetsvurdering er gjort
- sørge for at all dokumentproduksjon skjer i kommunens sak-/arkivsystem dersom de har tilgang
- gi beskjed om behov for forlenget lånetid for saksmapper utlånt fra arkivet
- registrere utgående skriv, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet
- levere saksmapper tilbake til arkivet straks saksbehandlingen er avsluttet
- rense saksmapper og dokumenter for arkivuverdig materiale, binders, stifter og plastomslag før overlevering til arkivtjenesten
Driftsledere har ansvar for å:
- gjennomgå og fordele posten til rette saksbehandler, og gi tilbakemelding til arkivtjenesten om fordelingen
- gjennomføre offentlighetsvurdering
- sørge for at restanselister følges opp
- bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
|
|