|
Skånland kommune har med hjemmel i arkivforskriftens § 5-1 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, valgt å bruke Interkommunalt Arkiv Troms som arkivdepot for eldre og avsluttet arkiv. Ordningen omfatter både papirbasert og elektronisk arkivmateriale, og innebærer blant annet at det meste av kommunens arkivmateriale fra før 1980 vil bli oppbevart hos, og betjent av, Interkommunalt Arkiv Troms i Tromsø. Dette ble vedtatt i kommunestyret den 18.12.2003 i sak 0104/03. Avtale ble inngått med IKAT fra 01.01.2004. Både forvaltningen selv og publikum har tilgang til materialet i tråd med gjeldene bestemmelser om innsynrett, taushetsplikt og gradering. Avlevering depot: Pkt. 3.4 Før arkivmaterialet avleveres til depot skal arkivet avsluttes. Materialet må senest på dette tidspunkt gjennomgås for bevaring og kassasjon. Samtidig skrives avleveringsliste. ARKIVKATALOG(3) Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) har ansvar for å ordne og katalogisere arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk. Arbeidet gjennomføres i flere omganger. Det vil bli publisert en foreløpig katalog over det materialet som hittil er tilgjengeliggjort på Interkommunalt Arkiv Troms s nettsider når dette er klart. Foreløpig baserer framfinning av arkivmateriale fra Skånland kommune seg på avleveringslistene som fulgte med materialet ved avlevering. En arkivkatalog er et hjelpemiddel til å finne fram i arkivmaterialet etter at det er avlevert til arkivdepot. Den gir oversikt over kommunale arkivskapere, strukturen i de enkelte arkivene og innholdet i arkivstykkene. For å finne fram til en bestemt sak eller et saksforhold må en som regel i tillegg bruke de interne registrene i arkivene, postjournalene eller kopibøkene. En generell oversikt over hvordan en kan finne fram i eldre arkiv finnes på nettsidene til IKA Hordaland. PUBLIKUMSTJENESTER(3) Som en del av depotoppgavene har Interkommunalt Arkiv Troms ansvar for å tilby kommunens innbyggere publikumstjenester knyttet til bruk av kommunens eldre og avsluttete arkiver. Oversikt over hvilke tjenester som tilbys finnes her på IKATs nettsider. |