|
|
1. Generelle saker
|
|
|
| 1.1
|
Saker som gjelder alle avdelinger og virksomheter
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 1.1.1
|
Følgende bevares: ü Planer og organisering ü Organisasjonsutvikling ü Avtaler, overenskomster, samarbeid og kontrakter ü Årsmeldinger, årsrapporter, årshjul ü Budsjett ü Interne rutiner ü Møtereferater ü Høringsuttalelser ü Saksframlegg med grunnlagsmateriale ü Tvister og anmeldelser ü Tilsynsrapporter ü Rapporter og besvarelser fra brukerundersøkelser Kommentar: Dette gjentas gjerne i kapitlene under, men det er samlet her for å understreke at slik dokumentasjon er arkivverdig for hele kommunen
|
X Etter adm. behov
|
|
|
|
2. Administrasjon og politikk §7-24
|
|
|
| 2.1
|
Administrativ og politisk organisering pkt 1
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.1.1
|
Administrativ organisering, inkl. organisasjonskart og beskrivelser av ansvarsområder og oppgaver
|
X
|
|
| 2.1.2
|
Organisatoriske endringer, organisasjonsutvikling
|
X
|
|
| 2.1.3
|
Delegering av myndighet
|
X
|
|
| 2.1.4
|
Opprettelse av og valg til formannskap og politiske råd, utvalg, komiteer, og til stiftelser, foretak og interkommunale samarbeidsorgan
|
X
|
|
| 2.1.5
|
Administrativ og politisk behandling av saker som legges frem for og / eller behandles i organer som nevnt i forrige ledd
|
X
|
|
| 2.2
|
Foretak, selskap og IKS-er pkt 3
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.2.1
|
Opprettelse og avvikling av stiftelser, foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger
|
X
|
|
| 2.2.2
|
Vedtekter, samarbeidsavtaler, selskapsavtaler og andre avtaler eller vedtak som dokumenterer overføringen av oppgaver og myndighet fra kommunen til kommunale og private foretak, selskaper, samt interkommunalt samarbeidsorgan
|
X
|
|
| 2.2.3
|
Kommunens kontroll med og revisjon av foretak, selskaper og interkommunale samarbeidsordninger
|
X
|
|
| 2.3
|
Valg og medbestemmelse pkt 2
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.3.1
|
Retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og andre tiltak for medbestemmelse
|
X
|
|
| 2.3.2
|
Oppnevning av valgstyre, valgmanntall, organisering av forhåndsstemming, valgoppgjør
|
X
|
|
| 2.3.3
|
Folkeavstemninger, innbyggerinitiativ, folkemøter og høringer i spørsmål av betydning for innbyggerne
|
X
|
|
| 2.3.4
|
Organiseringen av valget, eks. fastsettelse av stemmesteder og åpningstider
|
X
|
|
| 2.3.5
|
Organisering av opptelling
|
X
|
|
| 2.3.6
|
Avkrysningsmanntall
|
|
4 år
|
| 2.3.7
|
Stemmesedler
|
|
4 år
|
| 2.4
|
Sikkerhet og beredskap pkt 4
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.4.1
|
Kommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i henhold til lovverk som regulerer ulike fagområder
|
X
|
|
| 2.4.2
|
Kommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i henhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for kommunen som helhet og deltakelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser
|
X
|
|
| 2.4.3
|
Kommunens ivaretakelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko- og sårbarhetsanalyser for utbyggingsområder
|
X
|
|
| 2.4.4
|
Etablering og utvikling av kommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets- og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap
|
X
|
|
| 2.4.5
|
Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i kommunen samt til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedr sikkerhet
|
X
|
|
| 2.4.6
|
Personellsikkerhet: Nærmere bestemmelser utarbeides av Riksarkivaren og Nasjonal sikkerhetsmyndighet
|
X
|
|
| 2.5
|
Kommuneadvokat pkt 5
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.5.1
|
Alle saker fra kommuneadvokaten, blant annet ü Presendenssaker med registre ü Erstatningssaker på det offentligrettslige området, inkl. saker i forbindelse med billighetserstatning
|
X
|
|
| 2.6
|
Administrative tjenester
|
|
|
| 2.6.1
|
Anskaffelse pkt 6 a)
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.6.1.1
|
Saker vedrørende ü Anskaffelsesstrategi ü Anskaffelsesreglement ü Retningslinjer og standarder ü Behovsanalyse ü Anskaffelsesprotokoll ü Antatte tilbud
|
X
|
|
| 2.6.1.2
|
Ikke antatte tilbud etter at klagefrist er gått ut
|
|
X
|
| 2.6.1.3
|
Tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav til frister og saksbehandling for å komme i betraktning
|
|
1 år etter tildeling
|
| 2.6.2
|
Arkivtjeneste pkt 6 b)
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.6.2.1
|
Saker vedrørende ü Arkivdanning og rutiner, herunder arkivplaner, konfigurasjonsdokumenter, klassifikasjonssystemer ü Bevarings- og kassasjonsvedtak og -planer, bevarings- og kassasjonslister ü Depotavtaler, kartlegginger, tilsyn
|
X
|
|
| 2.6.2.2
|
Kommunens planer for arkivdepot, årsplaner, langtidsplaner og årsberetninger for det enkelte arkivdepot
|
X
|
|
| 2.6.2.3
|
Utviklingsarbeid
|
X
|
|
| 2.6.2.4
|
Avtaler om arkivansvar og arkivorganisering når tjenester legges til foretak, selskap og interkommunale samarbeidsorganer
|
X
|
|
| 2.6.2.5
|
Grunnlagsmateriale knyttet til utarbeidelse av dokumenter som gjelder arkivdanning og rutiner
|
|
X
|
| 2.6.2.6
|
Dokumenter knyttet til ordinær, rutinemessig behandling av innsynsbegjæringer
|
|
X
|
| 2.6.3
|
Informasjons- og kommunikasjonsteknologi pkt 6 c)
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.6.3.1
|
Saker vedrørende ü Strategisk planlegging, styring og utvikling av IKT-området, herunder IKT-strategi, -policy og -plan ü Dokumentasjon om utvikling av nye IKT-løsninger
|
X
|
|
| 2.6.4
|
Kommunikasjons- og informasjonsarbeid pkt 6 d)
|
Bevares
|
Kasseres
|
| 2.6.4.1
|
Dokumentasjon vedr planlegging og styring av kommunikasjonsområdet, herunder utarbeidelse av kommunikasjonsstrategier og -planer, utarbeidelse av regler og retningslinjer for kommunikasjon internt og eksternt, medieveiledning, egenproduserte publikasjoner med forarbeider
|
X
|
|