|
Formål: Sørge for sikker oppbevaring av personopplysninger Sikre at alle som har rett til time på helsestasjonen får det til riktig tid. Omfang: Ansvar og myndighet: Ansatte på helsestasjonen. Beskrivelse: helsestasjonen oppbevarer alle papirjournaler i låsbare skap på sekretærs kontor. Skapene og døra inn til kontoret skal være låst når sistemann forlater kontorene. Journaler til barn og skoleelever ligger i egne skap og er sortert etter fødselsdato og år. etter at barna har gått ut av skolen blir journalene tatt ut av arkivskapene og lagt i arkivbokser. Det blir ryddet i journalene, tatt bort stifter, binders, postitlapper og lignende. Sekretær skriver så i datajournalen at det er tatt utskrift til arkivet. Legger alt i papirjournal før disse blir overført fjernarkiv. Arkiv vedr. journaler til flyktninger ligger i egen skuff på sekretærs kontor. Disse er sortert etter årstall og dato pasienten er født. Fremst i skuffen ligger journaler på alle som enda ikke har vært inne til førstegangssamtale. Hvis disse blir tatt fram før avtale er det viktig å legge de på riktig plass. havner de i skuffen med årstall og dato vil de ikke bli innkalt til førstegangssamtale. Viktig at alle journaler som blir tatt ut fra arkivet blir lagt tilbake på riktig plass. Når flyktninger forlater kommunen får vi flyttemelding fra mottaket. skriver da ut personen og lagrer papirene her. Hvis de har fått bosetting i en annen kommunen sender vi kopi av journal til gjeldende kommune. Journaler til flyktningebarn som avslutter skolen her blir lagt i arkivet sammen med resten av klassen journaler. Journaler til barn som reiser midt i skolegangen vil bli arkivert sammen med foreldrene sine journaler i fjernarkiv. Styrende dokumenter: Arkivloven Pasient og brukerrettighetsloven. |