Arkivtenesta/servicekontoret har ansvar for å;
- motta, åpne, sortere, stemple, journalføre og skanne all inngåande post. (arkivverdig)
- opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
- kvalitetsikre at sakshandsamar si registrering er korrekt.
- kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 gonger i året.
- kvalitetsikre arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar.
- betjene utlån frå arkiv.
- arkivere.
- journalføre eigenproduserte dokument.
- frankere utgåande post.
Sakshandsamer har ansvar for å;
- Levere personleg adressert post , anten det er papirdokument eller e-post, til sentralarkiv/servicekontoret for journalføring.
- Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak
- Kontrollere at rett offentlegheitsvurdering er gjort.
- All dokumentproduksjon i et fagsystem
- Avskrive inngående og interne dokument som er handsama.
- Utgående brev leggjast i konvolutt og leverast til sentralarkiv for frankering.
- Avslutte arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama.
Leiar har ansvar for å;
- gjennomgå og fordele post til rett sakshandsamer.
- gjennomføre offentleghetsvurdering.
- sjå til at restanselister vert følgd opp.
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.
|
|