|
Saksbehandlar har eit viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som ein oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlar er ansvarleg for at alle saksdokument dei jobbar med vert arkivert, dvs. alle saksdokument som i medhald av Offentleglova §§ 2 og 3 er å rekne som saksdokument for organet. Ei sak kan definerast som ein førespurnad som er til behandling. Dokumenta i ei sak skal vere samla – og det skal vere samsvar mellom fysisk/elektronisk mottekne dokument og dokumenta som inngår i et saksnummer i kommuna sitt elektroniske sak-/arkivsystem. Saksbehandler skal derfor:
- Kontrollere at mottekne brev/elektroniske dokument er registrert i arkivet og har rett arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler.
- Har ansvar for at brev/elektroniske dokument som kjem direkte til saksbehandler vert journalført.
- Sjå til at gradering av post er påført og med rett lovheimel.
- Sjå til at tittel er dekkande. Saksbehandlar har ansvar for at journalposten vert ekspedert.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Saksbehandler skal journalføre eigne utgående brev og interne notater – dvs. alt som vert motteke som eit ledd i saksbehandlinga.
- Saksbehandler har ansvar for oppfølging av saker - følgje opp sine eigne restansar og ferdigstille saker løpande.
- Ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrar.
Sakshandsamar pliktar å rette seg etter dei retningslinene som er gitt av arkivleiar og som er nedfelt i denne planen. Ønkser sakshandsamar å endre på arkivrutinane, må vedkommande ta kontakt med arkivleiar som eventuelt tek endringane med i ein oppdatert arkivplan. Det er ikkje høve for sakshandsamar å fråvike dei rutinane som er nedfelt i denne planen. |