Utlånsrutiner

Eksterne utlån

Arkivmaterialet kan ikke lånes ut til eksterne, det tas kopier av ønsket arkivmateriale, eller eksterne kan komme til arkivet
og få innsyn i off. dokumenter/arkiv. 

Interne utlån

Alt utlån av arkivmateriale skal gå igjennom arkivansvarlige.

Det er bare hele arkivsaker som lånes ut. Er det behov for enkeltdokumenter i en sak, ordnes det med utlevering av kopi.

Utlånt materiale skal brukes og oppbevares på en slik måte at andre, ikke autoriserte personer ikke får tilgang til saken.
Arkivmaterialet skal ikke tas med utenfor definert område. Området defineres ved hver enkelt ytre enhet. For brukere ved rådhuset
skal ikke materiale taes med utenfor bygningen.

Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake så snart som mulig og i samme forfatning som ved utlån og er låners
ansvar til utlånet er avskrevet. Utlånt materiale skal ikke lånes ut videre til andre uten at dette blir registrert.

Arkivpersonalet må ved graderte saker, sjekke om personen som etterspør dokumentene har autorisasjon for saken.

Ansvarlig for utlån i saksarkiv, eiendomsarkiv, objektarkiv, fjernarkiv og vedleggsarkiv er ansatte på arkivet.
Ansvarlig for utlån fra personalarkiv er personalsekretær ved enheten.
Ansvarlig for utlån i aktive objektarkiv ute på enhetene er arkivansvarlig på enheten.

Utlånskort

På utlånskortet skal det føres oversikt over: Mappe/sak, lånetaker, dato for utlån og dato for retur. Utlånskortet plasseres der
det utlånte materialet skal stå (i arkivboks, i hylle og lignende).