Kommunestyret

Rutine for utvalgsbehandling i ePhorte

Sakene som skal behandles i møte ligger klar i ePhorte m/vedlegg fra tidligere behandlinger.

Møteinnkalling:

Utvalgssekretær

• endrer status på sakene til "klar fra saksbehandler".
• skriver inn formannskapets innstilling på 1. side.
• klargjør innkalling og genererer worddokumentet.
• generer og publiserer møteinnkalling i pdf-format.
• sender møteinnkalling i pdf-format på e-post til kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer.
  Protokoll fra siste kommunestyremøte legges også ved.
• legger ut møteinnkalling i pdf-format på område IPolitiker på server for automatisk synkronisering av politiker IPAD.
• sjekker at møteinnkalling og saksframlegg er publisert på hjemmesiden.
• kopierer og sender ut møteinnkalling til kommunestyrets medlemmer. Møteinnkallingen underskrives av ordfører.

Møteprotokoll:

Utvalgssekretær

• registrerer fremmøte.
• klargjør og genererer møteprotokoll i Word-format.
• redigerer dokumentet.
• genererer og publiserer møteprotokoll i pdf-format.
• publiser saksprotokollene.
• lager særutskrift og legger inn vedtaksoppfølging for hver sak.
  Lenke til vedtaksoppfølging i ePhorte sendes på e-post til saksbehandler.
• sjekker at møteprotokoll og saksprotokoll er publisert på hjemmesiden.
• låser møteinnkalling og protokoll i ePhorte.