Rutine for utvalgsbehandling i ePhorte
Sakene som skal behandles i møte skal være lagt inn i ePhorte med vedlegg. Rådmannen skal godkjenne sakene innen mandag uka før møte skal avholdes.
Sakene overleveres utvalgssekretær av rådmannen.
Møteinnkalling: Utvalgssekretær
- sjekker at alle vedlegg er lagt til saksframleggene i ePhorte.
- sjekker at sakene er satt "klar fra saksbehandler".
- journalfører og publiserer saksfremleggene.
- klargjør innkalling og genererer worddokumentet.
- generer og publiser møteinnkalling i pdf-format.
- sender saklista til hovedutvalgsleder for godkjenning på e-post.
- sender møteinnkalling i pdf-format på e-post til hovedutvalgets medlemmer og varamedlemmer.
- legger ut møteinnkalling i pdf-format på område IPolitiker på server for automatisk synkronisering av politiker IPAD.
- sjekker at møteinnkalling og saksframlegg er rett publisert på hjemmesiden. Pass på at saker u off ikke er blitt publisert.
- kopierer og sender ut møteinnkalling til de av hovedutvalgets medlemmer og varamedlemmer som ikke benytter IPAD.
Dersom møteinnkallingen inneholder saker unntatt offentlighet, må tilgangskode MU settes inn, og det må i tillegg lages en offentlig versjon.
Møteprotokoll: Utvalgssekretær
- registrerer fremmøte.
- klargjør og genererer møteprotokoll i Word-format.
- redigerer dokumentet.
- genererer og publiserer møteprotokoll i pdf-format.
- sender protokoll til hovedutvalgsleder for godkjenning på e-post.
- publiser saksprotokollene.
-
lager særutskrift og legger inn vedtaksoppfølging for hver sak.
Lenke til vedtaksoppfølging i ePhorte sendes på e-post til saksbehandler.
- sender protokollen til hovedutvalgets medlemmer og varamedlemmer på e-post.
- sjekker at møteprotokoll og saksprotokoll er publisert på hjemmesiden.
- låser møteinnkalling og protokoll i ePhorte.
Dersom møteprotokollen inneholder saker unntatt offentlighet, må tilgangskode MU settes inn, og det må i tillegg lages en offentlig versjon.. |