Anbud

 Rutine for journalføring av anbud

 
 Ta kontakt med innkjøpsleder for å få tildelt anbudsnummer.
 Opprett ny sak i ePhorte dersom sak ikke finnes.

 Arkivdel: SAK
 Klassering: 601 - Innkjøpsordning
 

Følgende dokumenter skal legges inn ePhorte: 

1. Interne arbeidsmøter

 X-notat
 Mal: Anbud - Referat fra internt arbeidsmøte
 Tilgangskode/hjemmel: U - § 14

2. Anbudsforespørsel

 Utgående brev eller X-notat

 Mal: Importer fra fil + vedlegg (mal : Anbud - Innkjøpsbetingelser)
 3 forskjellige eksempler på anbudsforespørsler:

• Begrenset konkurranse
• Åpen anbudskonkurranse
• Konkurranse med forhandlinger

 er lagt ut under "interne skjema" på intranettet. Hent en kopi av ønsket eksempel og lagere
 kopien på eget område. Hent fila inn i ePhorte ved valget importer fil i ePhorte. Rediger dokumentet
 før eller etter importering til ePhorte.

 Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.

3. Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse

X-notat
Mal: Anbud - Referat fra anbudsbefaring/anbudskonferanse

Offentliggjøres på Doffin av innkjøpsleder.

4. Anbudsåpningsprotokoll

X-notat
Mal: Anbudsåpningsprotokoll
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

5. Møteinnkalling

Utgående brev

Mal: Anbud - Innkalling til avklaringsmøte eller
Mal: Anbud - Innkalling til forhandlingsmøte

Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

6. Møtereferat

Utgående brev
Mal: Anbud - Referat fra forhandlingsmøte/avklaringsmøte
Tilgangskode/hjemmel: U - 23.3

7. Saksframlegg anbudsnemnd

Saksframlegg
Mal: Saksframlegg anbud
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

Sakstype: Politisk sak (PS)
Behandling: Anbudsnemnda
Status: KL - klar
Innstilling skal undertegnes av avdelingsleder.

8. Vedtak anbudsnemnd

X-notat
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3
Dokument skannes med underskrifter.

9. Skriv til tapende tilbydere

Utgående brev
Mal: Anbud - Skriv til tapende tilbydere
Dokumentene skal inneholde kun anbudstall/informasjon fra tilbyder og vinnende anbyder.

10. Skriv til vinnende tilbyder:

Utgående brev
Mal: Anbud - Orienteringsskriv til vinnende tilbyder

11. Forslag til avtale

Utgående brev m/vedlegg
Mal: Anbud - Avtaleskriv til vinnende tilbyder (inkl. enkel avtale)
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3

12. Avtale

Inngående dokument

Underskrevet avtaledokument m/vedlegg skannes og legges i ePhorte.
Orginaldokumentene legges i vedleggsarkivet.
Legg inn merknad om at avtaledokumenet ligger i vedleggsarkivet i 3. etg.

Dokumentkategori: Avtale - journalpostnivå
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3
Tilgangsgruppe: Ledere/enhet

13. Anskaffelsesprotokoll

X-notat
Mal: Anskaffelsesprotokoll
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

14. Statusmøter (ved rammeavtaler) - innkalling/møtereferat

X-notat
Mal: kommer
Tilgangskode/hjemmel: Må vurderes. U - § 23.3

15. Prolongering (forlengelse)

NB! Innen 3 måneder før avtalen går ut.
Utgående brev
Mal: kommer

16. Opphør av avtale - Evaluering

X-notat
Mal: kommer
Tilgangskode/hjemmel: U - § 23.3